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項(xiàng)目溝通計(jì)劃的實(shí)施
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不管你是否喜歡，溝通是任何一個(gè)項(xiàng)目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項(xiàng)目的成功，不管是由一個(gè)專門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還是一個(gè)跨部門的團(tuán)隊(duì)來運(yùn)作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。
一、項(xiàng)目溝通的重要性
1.為項(xiàng)目的決策和計(jì)劃提供信息
項(xiàng)目的相關(guān)各方通過工程項(xiàng)目內(nèi)外部環(huán)境之間有關(guān)信息的溝通，獲得對(duì)自己有價(jià)值的信息，并依據(jù)這些有價(jià)值的信息進(jìn)行項(xiàng)目的決策和計(jì)劃。
2.作為組織和控制管理過程的依據(jù)和手段
在工程項(xiàng)目管理組織內(nèi)部，沒有好的信息溝通，情況不明就無法實(shí)施科學(xué)的管理。只有通過信息溝通，掌握工程項(xiàng)目組織內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高工程項(xiàng)目組織的效能。
3.是改善人際關(guān)系，構(gòu)建項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必不可少的條件
信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人之間的沖突，改善人與人、人與組織之間的關(guān)系。
4.是項(xiàng)目管理人員成功進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要手段
項(xiàng)目管理人員通過各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，工程項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致工程項(xiàng)目混亂甚至工程項(xiàng)目失敗。因此，工程項(xiàng)目管理人員的溝通能力與領(lǐng)導(dǎo)過程的成功性關(guān)系極大。
二、泛普項(xiàng)目管理軟件制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃
1.設(shè)定目標(biāo)
眾所周知，溝通計(jì)劃的總體目標(biāo)始終是促進(jìn)更好的溝通。但是，在面對(duì)項(xiàng)目所處的實(shí)際情況中，設(shè)定更加具體的目標(biāo)是非常有必要的。例如，制訂項(xiàng)目溝通計(jì)劃旨在提高公司內(nèi)容對(duì)該項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，尤其是該項(xiàng)目會(huì)影響到絕大多數(shù)員工時(shí)，目標(biāo)還應(yīng)該更加細(xì)化，讓所有參與其中的人員都能接受。
2.列出利益相關(guān)者
利益相關(guān)者名單可從項(xiàng)目管理計(jì)劃中獲得。在項(xiàng)目經(jīng)理制訂溝通計(jì)劃時(shí)，可以更加方便地定義目標(biāo)受眾、首選渠道、目標(biāo)、日期和頻率登記入泛普項(xiàng)目管理軟件。列出利益相關(guān)者并與他們面談，將有助于項(xiàng)目經(jīng)理衡量如何使他們對(duì)項(xiàng)目保持參與，并持續(xù)從他們這里獲取支持，提升他們對(duì)于項(xiàng)目的滿意度。
3.首選渠道
在項(xiàng)目過程中，讓合適的人獲得合適的信息非常重要。除了列出正確的接收者外，溝通計(jì)劃還應(yīng)說明項(xiàng)目經(jīng)理如何與他們溝通。溝通渠道可以是例如工作陳述、匯報(bào)等正式的書面形式，也可以是例如進(jìn)度、評(píng)審會(huì)議等正式的口頭形式。無論選擇怎樣的方式和渠道，最為重要的是，信息要通過直截了當(dāng)?shù)暮?jiǎn)單語言清楚地傳達(dá)出來。使用泛普項(xiàng)目管理軟件溝通項(xiàng)目內(nèi)容，讓溝通更高效。
通過使用泛普項(xiàng)目溝通計(jì)劃模板，可以讓每一個(gè)都使利益相關(guān)者輕松地保持知情和參與，同時(shí)提高團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作能力，即使在很長一段時(shí)間內(nèi)也是如此。
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