如何做好項目溝通計劃管理

　　項目溝通計劃對于項目的最終成功非常重要，不恰當?shù)臏贤赡軙е赂鞣N問題。在大多數(shù)項目中，溝通規(guī)劃都在很早的時候進行，以便為溝通活動分配適當?shù)馁Y源。有效溝通是指在正確的時間以正確的形式向正確的受眾提供信息，并使信息產(chǎn)生正確的影響，在項目管理中如何做好項目溝通計劃管理對于企業(yè)而言是非常重要的。

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　　一、里程碑計劃

　　管理層作為決策人員，關(guān)注的項目往往幾十個甚至上百個，沒有精力也沒有必要了解某個項目的具體安排，如果項目經(jīng)理在和管理層溝通時，傳遞的都是執(zhí)行層面的零碎內(nèi)容，管理層是無法從中獲取有效信息的，也很難體察到項目經(jīng)理的專業(yè)水平，后續(xù)如果項目出現(xiàn)變更或者延誤需要資源支持，他們將會一頭霧水，無法給與符合項目需求的幫助和支持。因此，項目經(jīng)理需要提供給管理層一些能夠幫助他們了解項目狀態(tài)的信息。

　　管理層關(guān)注的項目，無非就是兩個方面：項目的進度狀況與項目的質(zhì)量情況。

　　項目經(jīng)理通過在重大節(jié)點設(shè)置里程碑，定期匯報給高層領(lǐng)導這兩個信息，既簡潔又具有概括性，是非常符合項目經(jīng)理與管理層之間“匯報—決策”這一行為模式的。利用一個里程碑視圖，反饋項目的進度、上傳相關(guān)交付信息，面向管理層的信息溝通也變得簡單高效。泛普軟件項目管理服務(wù)中的里程碑板塊就能夠幫助項目經(jīng)理設(shè)置里程碑計劃。

　　二、WBS計劃+工時管理

　　項目團隊是由各個部門的人臨時組建的，因此信息的傳遞和管理就有一定的難度，需要項目經(jīng)理打通各個環(huán)節(jié)，讓信息更加透明和及時。

　　1、制定計劃

　　項目經(jīng)理可以使用項目管理工具，如泛普軟件項目管理工具在甘特圖中根據(jù)項目的具體要求建立詳細的分解計劃，每個任務(wù)都要指定責任人，確定任務(wù)開始時間、完成時間。

　　2、通知計劃

　　計劃制定好了項目經(jīng)理還需要及時將相應(yīng)的任務(wù)情況通知給相關(guān)人員，通過進度貓制定計劃，分配任務(wù)給項目成員，項目成員就可以收到任務(wù)通知。

　　3、進度反饋

　　任務(wù)分配給下項目成員后，項目經(jīng)理及時與項目成員進行溝通，監(jiān)督和管理執(zhí)行層的工作進度，并最終反饋項目成果，而進度的反饋可以通過甘特圖來完成。

　　三、全面掌握項目狀態(tài)

　　項目經(jīng)理與客戶的溝通，主要是項目需求的溝通，但客戶可能存在需求傳達不清晰、技術(shù)水平與管理水平局限等問題，進而導致項目發(fā)生變更，影響項目的交付。在項目立項前，項目經(jīng)理一定要和客戶充分溝通項目需求，并以需求文檔的形式進行確認，然后再基于需求文檔制定相關(guān)計劃、申請相應(yīng)的資源。

　　高效溝通和全面掌握項目狀態(tài)是促進項目成功的關(guān)鍵要素，專業(yè)的項目管理軟件能夠讓項目的數(shù)據(jù)更靈敏、更可跟蹤，項目經(jīng)理就能及時察覺到這種變更風險，提前防范。

發(fā)布：2022-06-07 09:18 編輯：泛普軟件 · fuhuachao [打印此頁] [關(guān)閉]

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