流程圖制作工具介紹

張國祥老師答網(wǎng)友問

尊敬的王先生：你好！

今天回答你用什么軟件制作流程圖的問題。這個(gè)問題就像我們從甲地到乙地，可以選擇不同的交通工具，甚至也可以行走不同的路線，最后都能到達(dá)目的地一樣，并非唯一選擇。比如你們目前用WORD繪制流程圖也一樣可以達(dá)成目的。但從繪制簡單、優(yōu)化方便的角度來說，我還是向貴公司推薦微軟的VISIO軟件。

VISIO系列軟件是微軟公司開發(fā)的高級(jí)繪圖軟件，屬于Office系列，可以繪制流程圖、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、組織結(jié)構(gòu)圖、機(jī)械工程圖、流程圖等。它功能強(qiáng)大，易于使用，就像Word一樣。它可以幫助網(wǎng)絡(luò)工程師創(chuàng)建商業(yè)和技術(shù)方面的圖形，對(duì)于復(fù)雜的概念、過程及系統(tǒng)進(jìn)行組織和文檔備案。VISIO 2003還可以通過直接與數(shù)據(jù)資源同步自動(dòng)化數(shù)據(jù)圖形，提供更新的圖形，還可以自定制來滿足特定需求。升級(jí)的VISIO 2007提供了各種模板：業(yè)務(wù)流程的流程圖、網(wǎng)絡(luò)圖、工作流圖、數(shù)據(jù)庫模型圖和軟件圖，這些模板可用于可視化和簡化業(yè)務(wù)流程、跟蹤項(xiàng)目和資源、繪制組織結(jié)構(gòu)圖、映射網(wǎng)絡(luò)、繪制建筑地圖以及優(yōu)化系統(tǒng)。

VISIO是一套功能強(qiáng)大的系統(tǒng)軟件。我們今天只是簡單地介紹一下其中流程圖制作的方法和要領(lǐng)。

首先每個(gè)流程圖設(shè)計(jì)人員的電腦都必須安裝這一軟件，才能使用。

其次當(dāng)我們打開VISIO軟件，點(diǎn)擊其中的“流程圖”，并找到“垂直流程圖”就可進(jìn)行流程圖繪制了。

打開流程圖表框之后，首先確定流程圖名稱，將圖表最上方的《工作進(jìn)程》替換為流程圖名稱。如果事先確定了流程編號(hào)的，把編號(hào)放在流程圖名稱前面。在流程圖名稱下面，我們建議增加“擬制或設(shè)計(jì)”、“審核”、“批準(zhǔn)”和“年月日”欄目，以便明確責(zé)任。

垂直流程圖軟件設(shè)計(jì)了五列職能帶，根據(jù)需要，也可增加一列或減少一列、二列。對(duì)于“職能”，我建議使用流程進(jìn)程或活動(dòng)承擔(dān)的崗位名稱，如總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、采購員、計(jì)劃員等具體崗位名稱，并且反對(duì)使用部門名稱，因?yàn)橐粋€(gè)部門往往有多個(gè)崗位。責(zé)任不落實(shí)到崗位，就難以保證有效執(zhí)行。

確定本流程進(jìn)程或活動(dòng)承擔(dān)崗位之后，就可以進(jìn)行流程描繪了。流程進(jìn)程或活動(dòng)先后每個(gè)企業(yè)依據(jù)自身實(shí)際進(jìn)行描繪就可以了。我要強(qiáng)調(diào)指出的是，不能以“開始”和 “結(jié)束”來描述流程的起始與結(jié)束。對(duì)于“開始”，我建議以本流程所要達(dá)到的目標(biāo)來描述或者以本流程負(fù)責(zé)人提出的明確要求開始，也就是說要開宗明義、指明方向。對(duì)于“結(jié)束”，我同樣建議使用本流程達(dá)到的目的來總結(jié)，基本上是與開始提出的要求首尾呼應(yīng)的。這樣也才能真正體現(xiàn)流程的閉環(huán)。

當(dāng)然在繪制之前，我們必須對(duì)左邊的基本形狀各自所表述的含義理解清楚。當(dāng)我們確定使用某一形狀時(shí)，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊該圖形往流程圖表框一拖即可。雙擊該圖形就可在里面輸入工作進(jìn)程或流程活動(dòng)。為了提高效率，各進(jìn)程之間的連線可以在流程描述完成后一次進(jìn)行。VISIO 2007版還具有自動(dòng)連線功能。

操作工具只有使用才能明白，再加上你們已經(jīng)具備了流程分析和描述的能力，因此也不需我作過多的說明。只要你們的設(shè)計(jì)人員安裝了VISIO軟件，在軟件上練習(xí)幾次，應(yīng)該就能運(yùn)用自如了。

我也提供一個(gè)簡單的流程圖供你們參考，但并不表明，我認(rèn)同這一流程是最好的或最優(yōu)的。這是一個(gè)公司的晨會(huì)流程圖。