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企業(yè)項目文檔管理軟件的有哪些功能以及能給企業(yè)帶來什么

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 　　在項目實施過程中，我們會有各種工作，會遇到各種問題。很多時候我們需要寫文檔來幫助我們。在開展項目活動和解決項目問題的過程中，項目文檔非常重要，是項目經(jīng)理的好幫手，是高質(zhì)量項目的保證，可以說是“沒有文件，沒有項目”，一個企業(yè)的發(fā)展離不開信息的管理。

　　一、文檔管理的重要性體現(xiàn)在哪些方面

　　面對繁雜的項目文件，設(shè)置企業(yè)崗，管理質(zhì)量、安全、進度、物資。但是所有的管理崗位總是結(jié)合自己的管理崗位，只能從一些“點”給出自己的思路和要求，缺乏對文檔管理系統(tǒng)的了解。

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　　1、開展工作的前提

　　文檔將內(nèi)容清楚、完整的表述，避免歧義或?qū)⑵缌x降到最低，按文檔執(zhí)行綜合成本最低。項目的計劃、需求、設(shè)計、開發(fā)、測試、上線運維等環(huán)節(jié)都需要文檔支撐。

　　2、項目管理和監(jiān)控的重要工具

　　管理都跟蹤和控制項目主要通過面對面的交流與文檔兩種方式，文檔具有延續(xù)性、長期性與全面性的特點，特別是報告與進度文檔能讓管理者對項目的整體情況有全面了解。

　　3、項目制度規(guī)范的承載

　　工作規(guī)范包括各種制度、規(guī)定、要求等，這些內(nèi)容都通過文檔的形式表達和傳遞，無論人員如何變更，時間如何推移，這些文檔不會消失，只會更加詳盡、合理和完善。

　　4、工作成果的體現(xiàn)

　　項目每個階段都需要輸出成果，如需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)測試等階段結(jié)束，都需要提供相應的成果文檔。完成了重要方案或變更的討論，需要文檔如實、完整的記錄過程和結(jié)果。

　　二、企業(yè)項目文檔管理難題

　　目前國內(nèi)很多企業(yè)在項目管理方面都存在一個通病:由于管理者素質(zhì)有限，很多決策都只是口頭敘述，缺乏足夠的文字記錄，以至于在項目出現(xiàn)問題時往往顯得不知所措。

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　　1、管理困難

　　文件分散在不同電腦、服務器或系統(tǒng)中，難以統(tǒng)一備份，不清楚員工對文件有過哪些操作，工作出現(xiàn)問題，無法實際追溯，文檔存儲不在本地，核心資料易泄露。

　　2、安全隱患

　　對于相對敏感的文檔，安全監(jiān)控、信息保護、信息安全傳輸、身份識別、權(quán)限控制等。無法實現(xiàn)，知識庫的安全性得不到保障。如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，不僅容易丟失，而且紙質(zhì)文件難以保存，重要文件損壞后無法修復。

　　3、協(xié)同共享難

　　管理系統(tǒng)功能無法集中存儲，沒有目錄結(jié)構(gòu)，知識庫無法有效協(xié)作共享。

　　4、知識賦能難

　　沿襲傳統(tǒng)的管理模式，企業(yè)往往將文檔管理理解為文檔的備份和保存，沒有考慮如何將文檔管理與日常業(yè)務中的問題結(jié)合起來，知識沉淀后無法應用，企業(yè)知識網(wǎng)絡無法形成。

　　三、企業(yè)項目文檔管理軟件的有哪些功能以及能給企業(yè)帶來什么

　　個好的項目管理軟件為團隊提供了一個空間，可以直接在工具中或使用集成的第三方解決方案來存儲和管理文件，如泛普軟件項目管理軟件服務。

　　1、集中式文檔存儲，將文檔附加到任務的能力。

　　2、使用拖放功能上傳多個文檔，文件夾、項目或自定義設(shè)置中的文檔組織

　　3、一站式滿足文件存儲與管理、協(xié)同分享等不同的業(yè)務需求。

　　4、打造安全、高效、便捷的文件使用環(huán)境。

　　5、幫助企業(yè)節(jié)省運營成本，優(yōu)化文件分類、編制、發(fā)放、執(zhí)行、更改、保管等工作流程，提升文檔處理效率。

　　不管項目有多復雜，用戶壓力有多大，工期有多緊，都要意識到寫文檔的重要性和必要性，養(yǎng)成寫好文檔的習慣。

發(fā)布：2022-05-31 16:13    編輯：泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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