項目管理：成本管理的藝術手法

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從上百萬元到幾十億元的差旅費用，已經成為企業(yè)財務報表上排名前三位的可控支出，與IT或薪酬相提并論。
　　雖然網絡技術讓這個世界有了天涯咫尺的感覺，但是人們依然渴望一種面對面的交流。加入世貿組織六年以來，中國已經成為世界第四大企業(yè)差旅市場，而且中國市場還將繼續(xù)增長。我們必須面對事實：從上百萬元到幾十億元的差旅費用，已經成為企業(yè)財務報表上排名前三位的可控支出，與IT或薪酬相提并論。然而差旅管理在中國還不成熟，很多企業(yè)都還沒有高效的差旅管理系統(tǒng)，僅僅停留在原始的管理方式上，從票據的核查、審批到報銷，占用的人力、時間成本沒有人真正計算過。
　　雖然一些企業(yè)知道開發(fā)一個集中化的差旅管理職能的好處，并能獲得15%的費用節(jié)約，但對于大多數還沒有建立適合企業(yè)快速發(fā)展的差旅管理運營流程的企業(yè)來說，使他們看到從其目前的費用中可以節(jié)約下多少資金是很困難的。其實差旅管理不只是成本削減的問題，它更是一個企業(yè)管理水平、管理效率的體現。從差旅管理政策的制定、執(zhí)行，財務管理的手段和程序，到員工行為監(jiān)控、差旅數據分析以及差旅管理外包，“企業(yè)能動力”(Corporatemobility)的打造涉及到企業(yè)的所有部門。
　　而且，除了繼續(xù)將商務旅行成本保持在預算額外，企業(yè)還將承擔使其出差人員能夠安全準時到達、保護工作高效率并遵守差旅政策的責任。本期封面文章通過MasterCard和FMc等專業(yè)差旅管理公司以及美敦力、西門子等世界知名跨國企業(yè)的最佳實踐，希望給中國企業(yè)帶來更多方法以解決差旅管理中的課題：何時應該建立一個專門的差旅管理部門、如何利用專業(yè)差旅管理“外包”，如何通過有效的服務提供商使差旅管理集中化、在這個過程中利用什么樣的技術和方法來幫助企業(yè)提升管理水平，以及如何在成本不增加的情況下達到效率最大化等等。我們用這些實踐作為企業(yè)走向專業(yè)、高效的差旅管理之路的地圖。
　　實際上，成本控制是一門花錢的藝術，而不是節(jié)約的藝術。
　　最需要避免的就是盲目的一切以減少支出為目的的成本主義做法。
　　把減少成本與增加企業(yè)的競爭力、增加員工積極性與創(chuàng)造性、增加企業(yè)的顧客滿意度聯系在一起，才是有藝術的成本控制。
　　在一家港資公司擔任中國內地地區(qū)總裁的S先生，近日來總是被公司的差旅制度所困擾。原本除了固定差旅開支預算外，由于職位的重要性，S先生每年還享受一定數額的機動預算。但最近公司開始痛下決心控制龐大的差旅成本，因此屬于S先生的機動預算被改成了以次數計算，并且每年只有可憐巴巴的5次，這給S先生的出行計劃帶來了很大的麻煩?！艾F在如果有出差計劃，必須提前3天向香港總部打招呼，由他們統(tǒng)一安排訂機票住宿。結果我常常是上半年緊張得很，生怕用了機動指標，即使再重要的臨時會議都能推則推；而快到年底了發(fā)現指標還沒用完，又得使勁找機會把它用出去?！盨先生苦惱地說。
有同樣煩惱的還有在一家機關供職的L小姐?！皢挝粸榱斯?jié)約成本，給我們定的出差住宿標準是每天100元。如果去一些小城市，這些錢用不完；去北京、上海之類的大城市，卻又只能住街邊小旅館。就連出國也是同樣，標準為每天120美元。我去紐約只能住MOTEL(汽車旅館)，一到晚上就想起美國電影里面的兇殺場面，成天擔驚受怕的?！?
　　節(jié)約成本VS提高效率
　　其實從財務角度說，差旅成本的控制一直都是一個懸而未決的問題。一般來說，差旅成本由直接成本和間接成本兩部分組成。直接成本包括交通、住宿、餐飲以及財務部門的管理費用，目前中國多數企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙張報銷手段；間接費用則包括企業(yè)需要預支的現金、報銷以及審計單據的費用。通常，很多公司對前者可見的成本控制往往會比較嚴格甚至苛刻，例如嚴格的級差等。這種看起來比較“科學”的成本控制手段在對外經濟貿易大學國際商學院院長張新民看來卻有些問題，這位財務專業(yè)出身的教授認為：“必要的控制是應該的，但是，特別嚴格的制度，比方級差控制等就是有問題的。在一定財力基礎上的財務控制，主要考慮的是人的因素和企業(yè)的發(fā)展目標以及效果之間的關系?！?