泛普軟件帶你回顧一下OA系統(tǒng)在我國的發(fā)展脈絡

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基本界定OA系統(tǒng)以后，我們再回顧一下OA系統(tǒng)在我國的發(fā)展脈絡。（下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的OA系統(tǒng)）。
1、中國的OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經濟體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業(yè)領導經常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業(yè)領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應用紅頭文件就比較自然。此時的OA系統(tǒng)的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，其實辦公其實就是辦文。
2、隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現在強調的知識管理，強調了業(yè)務流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結構，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。
在此種情況下，OA作的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細觀察市面上的OA產品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所處的基本現實和困境。這也是我們的客戶對OA不滿意的焦點所在。
辦公自動化的發(fā)展經歷了四個階段：從PC機加上個人辦公軟件實現的文字處理是第一個階段，這個階段大概在20世紀80年代到90年代初，大家主要是實現文字處理，就是單機的辦公自動化；第二個階段是局域網的出現，局域網和關系數據庫實現了文件共享、信息共享，這個應該在90年代；第三個階段，即在21世紀初期，這個階段的特點是以群件技術為基礎、以協(xié)同工作和知識管理為目標的辦公自動化。第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統(tǒng)作為整個組織內部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯網網站），與組織內各個業(yè)務系統(tǒng)進行集成，數據集中展現。
 
1、 第一代OA
以email、個人office辦公軟件處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內缺乏很好的溝通渠道。
2、 第二代OA
主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立，這樣的功能也可以用內部網站的形式實現。這些功能對于企業(yè)沒有實際的大的幫助。
而開發(fā)和銷售這種產品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產品價格比較低，尤其是這類產品開發(fā)成本比較低，對軟件公司的要求也不高。但是這類對企業(yè)沒有起到實際的使用價值。

3、 第三代OA
第二代的OA產品在功能上加強了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。他的功能還是相對對立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什么問題？企業(yè)用了辦公自動化到底解決了什么問題。
實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統(tǒng)之間的關系。同時我們也不能忽略技術的影響。因此我們需要第三代的OA系統(tǒng)。

4、 第四代OA
當我們的目光移開辦公自動化系統(tǒng)，我們就會發(fā)現，在企業(yè)除了辦公自動化系統(tǒng)之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協(xié)調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統(tǒng)然后再進入另一個系統(tǒng)，并且發(fā)現數據常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統(tǒng)，但很少集成。也有少數企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產生之中。
1、集成，這是第一點需求。
從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術難度就會導致集成不可能實現。
2、完全基于web，這是第二點需求。
對于流程，熟悉辦公自動化系統(tǒng)的人就會想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優(yōu)化該流程，如果我們宥于原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業(yè)務流程進行重組。（辦公自動化系統(tǒng)和管理咨詢如何結合在一起）
3、流程優(yōu)化的，這是第三點需求。
進入知識經濟時代，我們人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統(tǒng)必須具有知識內涵，或者說是基于知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。
4、基于知識的，這是第四點需求。
總之我們要求的辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術的，流程優(yōu)化以及基于知識的管理的辦公管理系統(tǒng)。

5、 協(xié)同管理
針對"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"，協(xié)同管理最主要的三個方面就是要實現信息的協(xié)同，業(yè)務的協(xié)同和資源的協(xié)同。協(xié)同管理理念主要體現為三大基本思想，即"信息網狀思想"、"業(yè)務關聯思想"和"隨需而應思想"。
"信息網狀思想"：
企業(yè)中的各種信息都是存在著聯系的，例如費用報銷，這筆費用是什么時間花的，為哪個項目花的等等這些都是與報銷單相關的信息。如果這些關聯的信息被封存在不同的數據庫或應用平臺中，審批者就只能得到簡單電子化的報銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張"信息網"，每個信息節(jié)點之間依靠某種，或某幾種業(yè)務邏輯關系進行關聯，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網中并獲取自己關心的信息。在協(xié)同管理平臺中，審批者可以從這張報銷單開始，迅速了解各種關聯信息，包括費用花費的時間、地點、金額，并進而了解這筆費用花費后的項目進展情況，總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這樣的可能性。
"業(yè)務關聯思想"：
一個形象的比喻，現代化企業(yè)就象一臺不停運轉著的精密機器，企業(yè)的各個業(yè)務環(huán)節(jié)就象是機器上的各個部件，任何一個部件出了問題就會對整臺機器的運轉造成影響。從表面上來看，企業(yè)的業(yè)務被分為各個業(yè)務環(huán)節(jié)并歸屬于某個部門或某個人員負責，事實上這些業(yè)務環(huán)節(jié)之間有著千絲萬縷的關系，更為重要的是他們都必須為企業(yè)的共同目標而運作。例如一個客戶會，會涉及到客戶名單（銷售部業(yè)務）、市場宣傳資料和方案（市場部業(yè)務）、相關物資領用或采購（行政部業(yè)務）、發(fā)票和費用（財務部業(yè)務）等。關注某個或某些業(yè)務環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件由于無法對其它的業(yè)務環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌管理，因而企業(yè)就不得不在多個應用軟件之間切換以保證同步運作。而協(xié)同管理平臺則可以對這些業(yè)務環(huán)節(jié)進行充分的整合并納入統(tǒng)一平臺進行管理，任何一個業(yè)務環(huán)節(jié)的動作都可以輕松"啟動"其它關聯業(yè)務的運作，并對相關信息進行及時更新，從而實現業(yè)務與業(yè)務之間的平滑鏈接。
"隨需而應思想"：
企業(yè)的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業(yè)運作的基本要素。協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺上，并通過網狀信息和關聯業(yè)務的協(xié)同環(huán)境將它們緊密的聯系在一起。然而要進一步實現對這些資源的協(xié)調和優(yōu)化，很重要的一點就是這些資源能夠隨著企業(yè)的某個目標或者某項事務而被靈活的組織起來并進行協(xié)作，為這個目標或事務"各司其能"并發(fā)揮最大的價值，換言之，也即各種資源能夠隨企業(yè)的需要而及時的響應并突破各種障礙實現一致性協(xié)作。例如人與人之間的協(xié)作，在企業(yè)的每個角落里每天都在發(fā)生著。在協(xié)同管理平臺中，人與人之間的屏障被打破，并可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的"虛擬團隊"。比如說一個項目的進行，隨著項目的建立，各個部門的有關人員都可被加入到項目團隊中，甚至可包括企業(yè)外聘的專家、相關客戶、合作伙伴等。為統(tǒng)一目標而設的"虛擬團隊"成員可以共享項目信息、被分配各自的任務、接受項目經理的監(jiān)督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的項目會議等。當然在這樣的例子中，"虛擬團隊"不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、項目資料等。而在協(xié)同管理平臺中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實現它們之間通暢的溝通、協(xié)調，從而保證目標的達成。
總結而言，協(xié)同管理的本質就是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協(xié)調的運作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成共同的目標。