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很多公司在選擇ECM工具時，因為對自己的業(yè)務需要、內容的生命周期及內容本身還不夠了解，最終選擇了不適當?shù)墓ぞ撸Y果浪費了投資。美國Interwoven公司作為一家專業(yè)提供內容管理解決方案的提供商，已經(jīng)為全球超過3000家企業(yè)成功實施了相關解決方案，協(xié)助企業(yè)有效解決內容信息的制作、發(fā)布、保存和智能化等問題。在與客戶的實際交流中，Interwoven公司通常建議企業(yè)選擇內容管理工具時應該：
選擇能夠滿足目前及未來內容管理方面需求的工具
實現(xiàn)您對于內容管理系統(tǒng)的期待，而不要為了屈就當初不當?shù)倪x擇，而降低了對內容管理系統(tǒng)的功能要求和期待
將信息經(jīng)費妥善運用在能夠提升公司效率、運作方式及生產力的工具之上
要想采購一套真正有效的ECM工具，必須先清楚了解公司本身的業(yè)務需要，然后根據(jù)這些需要，擬出一套內容管理系統(tǒng)應有的功能清單。而在制定功能需求清單時，必須向負責內容創(chuàng)建、使用的相關人員征詢意見，充分了解他們的需要。
理清本身的業(yè)務需求
想了解本身的業(yè)務需要，最佳的方式就是跟公司各部門的工作人員討論，其中包含：
業(yè)務單位主管--在向各業(yè)務部門主管征詢意見的時候，應該詢問他們期望見到什么結果。他們一般都能清楚表達業(yè)務方面的目標，還可能提出各種問題、目標及機會，使您得以明確判定什么樣的ECM功能是必須的。
公司內外的內容使用者--除了公司外部的客戶之外，還必須理清會使用到內容的所有人員，例如：公司內部的服務中心、銷售部門、人力資源部門等等。然后請這些使用者列出所使用的內容種類、判定尋找和使用內容的難易度、建議內容尋找及使用流程的改善方式。
內容創(chuàng)建人員及貢獻人員--確定內容是由誰創(chuàng)建之后，請這些人員理清其需要。要求內容創(chuàng)建人員及貢獻人員說明下列事項：
所使用的內容創(chuàng)建流程中哪些好用，哪些不好用
內容實際的創(chuàng)建方式（例如使用樣式表、樣版或憑空想象）
使用的工具種類，以及這些工具對于內容創(chuàng)建的實際助益
目前如何管理各種內容
審查人員--內容的審核流程也可能對內容的交付構成障礙。所謂的審查人員可能包含許多類型，像是專家、高級主管、品質保證部門、客戶支持部門、紀律/標準部門、或其至法務部門。要求審查人員說明下列事項：
目前采用哪些內容審查流程，其中哪些流程運作良好，哪些成效不彰
目前采用在線方式還是紙本方式進行審查
期望以什么方式執(zhí)行內容審查
網(wǎng)站人員--許多公司都授權內容創(chuàng)建人員自行發(fā)布內容，但也有些公司會指派「出版」人員專門負責內容的印刷出版或網(wǎng)絡發(fā)布工作。要求網(wǎng)站人員說明下列事項：
目前采用什么內容發(fā)布流程，其中哪些流程運作良好，哪些成效不彰
文件透過什么方式創(chuàng)建，是否采用樣式表、樣版、或公司其它的樣式規(guī)定
使用的工具種類，以及這些工具對于內容發(fā)布工作的實際助益
在內容發(fā)布方面面臨哪些問題及遇到的挫折
內容稽查
當你選定某種內容管理的解決方案之后，千萬別忘了其實質--內容管理就是要妥善管理內容。內容的種類可說是包羅萬象，因此必須：
確立內容的種類：ECM系統(tǒng)是不是只管理一種內容（例如：行銷數(shù)據(jù)），還是必須管理包括訓練手冊、紀錄文件、銷售數(shù)據(jù)、服務中心窗體、網(wǎng)頁等在內的多種類型的內容？每一種內容的數(shù)量有多少？內容是否已經(jīng)完成結構化編排（如：產品規(guī)格、型錄數(shù)據(jù)）？
判斷內容的價值：有多少內容具有最新的時效性？有多少內容正在使用當中？有多少內容是重復的，或已經(jīng)過時、失效？這些問題有助于弄清究竟有多少內容需要進行管理。
詳細列出其用途：你是否想透過不同媒介向使用者提供相關內容？是否必須針對不同的客戶進行個性化內容設置？是否需要針對不同國家或地區(qū)進行內容本土化？是否準備利用內容建立網(wǎng)站或讓許多人使用門戶網(wǎng)站？
考慮內容的重復使用率：是否會重復使用相同的內容？是否會以相同形式或衍生形式重復使用內容嗎？同樣內容在不同產品及媒介上的重復使用平均百分比有多少？這些問題有助于清楚了解系統(tǒng)應該如何進行整合。
轉移：有多少內容必須進行轉移？又有多少必須保留在原來的位置上？內容應該以原來的格式保存，還是必須轉換成不同的格式（如：XML等）？這些問題有助于預測未來的轉移工作。
美國Interwoven公司大中華區(qū)總經(jīng)理陳愷新先生表示：要想挑選一套有效的內容管理工具，必須仔細分析本身的業(yè)務需求并建立功能需求清單，擬訂出各種仿真狀況，模仿這些功能的實際運作狀況。只要確實了解業(yè)務需求，并且清楚掌握了系統(tǒng)的功能，便可有效進行提供商篩選的過程。
來源：eNet硅谷動力
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