中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便

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        中小企業(yè)，而真正需要進行辦公的人員則更少。加上企業(yè)的特性，使ＯＡ的優(yōu)勢功能在這也不具現(xiàn)實意義。像上文中說到的那樣中小企業(yè)的管理較為扁平，各種意見和思想都能很快的進行交流。對于某些工作有時在中午用餐時間幾個經(jīng)辦人就可以敲定并付諸實施，事后的反饋也還算可以。重要的是這樣具備相當?shù)撵`活性，在中國這是十分重要的。而現(xiàn)在硬要大家過渡到ＯＡ中來辦公，加上開始操作上的不適應，有時還發(fā)生操作上的錯誤，諸如張三要做的工作被李四收到等等的問題，難免使大家對ＯＡ產(chǎn)生了抵觸情緒。此時ＯＡ系統(tǒng)就像是雞肋，可謂“食之無味，棄之可惜”。 

        通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。 

        企業(yè)信息化是一個過程，要循序漸進。有的企業(yè)對OA的要求是一步到位，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式一下子就轉變到無紙化辦公，把企業(yè)的所有的業(yè)務流程統(tǒng)統(tǒng)移植到OA系統(tǒng)中，盲目的追求大而全，這個觀點是非常錯誤的。各個企業(yè)的人員結構不同，員工的知識層面、對新事物的接受程度也有差異，盲目的擴大OA系統(tǒng)的功能，很可能會在一定范圍內(nèi)產(chǎn)生抵觸，不利于企業(yè)信息化的推廣，還會增加企業(yè)的成本而達不到預期的效果。所以企業(yè)在選擇OA系統(tǒng)時，要由簡到繁，從基礎功能做起，逐步增加功能。 

        推廣實施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務的改善。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過程中必須立足企業(yè)的實際需求，結合企業(yè)自身的實際情況逐一對照，從產(chǎn)品和供應商方面認真綜合比較，以主流的企業(yè)辦公自動化軟件為目標，最終選定企業(yè)所要用的OA。 

        OA系統(tǒng)的功能過多、過泛，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復雜，使用越困難，維護越麻煩；再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入較大；最后，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。選購OA系統(tǒng)時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求，既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。 

        OA系統(tǒng)不同于CRM、HR和ERP等較為專業(yè)的系統(tǒng)，它是需要企業(yè)大部分人員使用的系統(tǒng)，所以在易用性方面有較強的要求。有些企業(yè)一味的追求知名高、規(guī)模大的OA廠商，大廠商固然有他自身的優(yōu)勢，尤其是在技術和大規(guī)模的平臺部署方面。但是中小型企業(yè)的特點是：用戶數(shù)較少、功能相對簡單、預算有限。所以企業(yè)應該著重考慮OA系統(tǒng)的功能是否能滿足企業(yè)目前的需要，尤其是現(xiàn)在OA產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度也很快，企業(yè)完全可以隨著自身的發(fā)展進行升級或更換。 

       總之，中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點選擇一個實用、適用、易用、通?、性價比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功?，給企業(yè)帶來最大的回報。