多途徑多方法對檔案進行管理

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　　檔案的重要作用早已經(jīng)被大家所熟知，檔案管理也被越來越多的人所重視。在社會信息化過程中，想要管理好檔案，就必須通過多途徑的方法對檔案進行管理。

　　1、檔案信息征集、整理編目與資源整合

　　檔案管理機構(gòu)能夠?qū)Σ煌瑱n案資料源提供不同的征集途徑與方法是數(shù)字檔案管理的主要功能之一。資料管理軟件通過一整套數(shù)據(jù)標準和數(shù)據(jù)交換標準，利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與整合功能，實現(xiàn)對檔案管理機構(gòu)內(nèi)部分散的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、電子審批系統(tǒng)、會議管理、文檔管理、外部移交信息資源、報送系統(tǒng)、檔案綜合管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的全面整合，打破檔案信息資源的條塊分割的局面，把分散在不同區(qū)域、不同載體、不同格式上的“信息孤島”整合為一個統(tǒng)一體，交由非結(jié)構(gòu)化海量全文數(shù)據(jù)庫群統(tǒng)一管理。

　　對于通過不同途徑征集來的檔案資料的格式與資源整合以及規(guī)范化的編目，系統(tǒng)提供統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換與標引系統(tǒng)工具，該系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)自動校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設主題詞(或關鍵詞)及分類號的標引功能;用戶可以根據(jù)實際需要自行設置實體分類方案，并能滿足按照標準的檔案分類類目進行分類和自動排序等。

　　2、數(shù)字化加工

　　目前，檔案管理機構(gòu)的管理對象還是以紙介質(zhì)形式存的檔案資料為主，如何在短時間內(nèi)將大量的檔案信息資源進行數(shù)字化加工與處理就成為數(shù)字檔案管理的關鍵所在。這樣可以實現(xiàn)對檔案資料進行基于內(nèi)容的全文檢索，這是傳統(tǒng)的基于著錄字段的檢索所不能達到的。

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發(fā)布：2007-04-15 11:33 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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