馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校公文管理辦法

關(guān)于印發(fā)《馬鞍山師范高等專科學(xué)校公文管理辦法》的通知

馬師黨〔2013〕17號

 
各黨總支（直屬黨支部），各部門、處室，系部：

　　為適應(yīng)學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)建立和調(diào)整的需要，規(guī)范學(xué)校公文管理，做好公文處理工作，提高辦公效率，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）等文件精神，結(jié)合我校實際情況，經(jīng)研究決定制定《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校公文管理辦法》，原《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校公文管理暫行辦法》即行廢止，現(xiàn)印發(fā)與你們，請遵照執(zhí)行。

　　特此通知。

　　附件：公文樣式

　　　　
                             中共馬鞍山師范高等專科學(xué)校委員會  馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校

                                                                       2013年4月10日

馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校公文管理辦法

　　為規(guī)范學(xué)校公文管理，做好公文處理工作，提高辦公效率，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）等文件精神，結(jié)合我校實際，特制定本辦法。

　　一、公文種類

　　按照公文分類，學(xué)校公文的主要種類有：

　　1．決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

　　2．決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

　　3．通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

　　4．意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　5．通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　　6．通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

　　7．報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

　　8．請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項。

　　9．批復(fù)。適用于上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項的下行文。

　　10．函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

　　11．紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

　　二、公文格式

　?。ㄒ唬┬｜h組織公文版頭

　　1．“中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校黨委的決議，以學(xué)校黨委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、黨組織和黨員管理的規(guī)章制度，向上級黨組織的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級黨組織上行，也可對學(xué)校各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)下行。

　　該版頭字號為：馬師黨〔××（年份）〕××號。

　　2．“中共馬鞍山師范高等專科學(xué)校委員會”版頭，印發(fā)以校黨委名義下發(fā)的表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬黨組織詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等；印發(fā)上級黨組織領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話等。

　　該版頭公文在校內(nèi)只對內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)下行，可對不相隸屬黨組織平行。

　　該版頭字號為：馬師黨秘〔××（年份）〕××號。

　　3．“中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校紀(jì)律檢查委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校紀(jì)委的決議，以學(xué)校紀(jì)委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、有關(guān)規(guī)章制度，向上級紀(jì)檢機(jī)關(guān)的請示、報告等。

　　該版頭公文可對上級紀(jì)委上行和對學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)下行，也可對不相隸屬紀(jì)檢機(jī)構(gòu)平行。

　　該版頭字號為：馬師紀(jì)〔××（年份）〕××號。

　　4．“中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)?！痢痢量傊瘑T會文件”、“中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校直屬附屬幼兒園支部委員會文件”版頭，印發(fā)本組織向?qū)W校黨委的報告、請示；本組織內(nèi)部的決議、意見；組織發(fā)展與制度建設(shè)有關(guān)事項等。

　　該版頭公文可對校黨委上行和對本組織內(nèi)部下行。

　　該版頭字號分別為：

　?、俳處熃逃担ɑA(chǔ)部）黨總支：馬師黨教育（基礎(chǔ)）〔××（年份）〕××號；

　?、诼糜闻c外語系黨總支：馬師黨旅外〔××（年份）〕××號；

　　③軟件與食品工程系黨總支：馬師黨軟食〔××（年份）〕××號；

　?、芩囆g(shù)設(shè)計系黨總支：馬師黨藝〔××（年份）〕××號；

　?、萁?jīng)濟(jì)與社會管理系（思政部）黨總支：馬師黨經(jīng)管（思政）〔××（年份）〕××號；

　?、扌姓梯o黨總支：馬師黨機(jī)〔××（年份）〕××號。

　?。ǘW(xué)校行政公文版頭

　　1．“馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校決定、以學(xué)校名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排等；常設(shè)或臨時專業(yè)的設(shè)置、調(diào)整方案；學(xué)校行政管理的各項規(guī)章制度；向上級機(jī)關(guān)的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級單位上行，也可對學(xué)校內(nèi)設(shè)行政機(jī)構(gòu)下行。

　　該版頭字號為：馬師〔××（年份）〕××號。

　　2．“馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校”版頭，印發(fā)以學(xué)校名義下發(fā)的校級表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬單位詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等；印發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話；啟用或廢止校內(nèi)印章等。

　　該版頭公文在校內(nèi)只對內(nèi)設(shè)行政機(jī)構(gòu)下行，可對不相隸屬單位平行。

　　該版頭公文字號為：馬師秘〔××（年份）〕××號。

　　3．“馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校（××）”版頭，適用于印發(fā)各處室、系（部）行政用文。

　　處室用該版頭行文只能對學(xué)校上行，不允許向校外行文；系（部）行文僅對學(xué)校上行和對本系部內(nèi)部下行。

　　該版頭公文字號分別為：

　　辦公室：馬師辦〔××（年份）〕××號；

　　組織人事處：馬師組人〔××（年份）〕××號；

　　監(jiān)察審計處：馬師監(jiān)審〔××（年份）〕××號；

　　教務(wù)處：馬師教〔××（年份）〕××號；

　　總務(wù)財務(wù)處：馬師后財〔××（年份）〕××號；

　　學(xué)生處：馬師學(xué)〔××（年份）〕××號；

　　保衛(wèi)處：馬師安〔××（年份）〕××號；

　　圖書館信息：馬師圖信〔××（年份）〕××號；

　　教師教育系（基礎(chǔ)部）：馬師教育（基礎(chǔ)）〔××（年份）〕××號；

　　旅游與外語系：馬師旅外〔××（年份）〕××號；

　　軟件與食品工程系：馬師軟食〔××（年份）〕××號；

　　藝術(shù)設(shè)計系：馬師藝〔××（年份）〕××號；

　　經(jīng)濟(jì)與社會管理系（思政部）：馬師經(jīng)管（思政）〔××（年份）〕××號。

　　（三）群團(tuán)組織公文版頭

　　1．“中國教育工會馬鞍山師范高等專科學(xué)校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校工會的決定，以學(xué)校工會名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、規(guī)章制度，向上級工會組織的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級工會組織、校黨委上行，也可對校內(nèi)工會組織下行。

　　該版頭字號為：馬師工〔××（年份）〕××號。

　　2．“中國教育工會馬鞍山師范高等專科學(xué)校委員會”版頭，印發(fā)以學(xué)校工會名義下發(fā)的表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬單位詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等；印發(fā)上級工會領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校工會領(lǐng)導(dǎo)的重要講話等。

　　該版頭公文只對校內(nèi)工會組織下行，也可對不相隸屬工會組織平行。

　　該版頭字號為：馬師工秘〔××（年份）〕××號。

　　3．“共青團(tuán)馬鞍山師范高等專科學(xué)校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校團(tuán)委的決議，以校團(tuán)委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、規(guī)章制度，向上級機(jī)關(guān)、校黨委的請示、報告等。

　　該版頭公文可向上級團(tuán)組織、校黨委上行，也可對校內(nèi)團(tuán)組織下行。

　　該版頭字號為：馬師團(tuán)〔××（年份）〕××號。

　　4．“共青團(tuán)馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會”版頭，印發(fā)以學(xué)校團(tuán)委名義下發(fā)的表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬團(tuán)組織詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等。
　　　　
    該版頭公文在校內(nèi)只對內(nèi)設(shè)團(tuán)組織下行，也可對不相隸屬單位平行。

　　該版頭字號為：馬師團(tuán)秘〔××（年份）〕××號。

　 （四）其它公文版頭

　　1．“馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校（××）紀(jì)要”版頭，適用于反映黨委會議、黨政聯(lián)席會議、校長辦公會議或?qū)ｎ}會議形成的決定等。

　　2．“師專信息”版頭，適用于宣傳、報道學(xué)校改革與發(fā)展的成績和重大事件；傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的重要文件精神；介紹國內(nèi)外高教發(fā)展的最新動態(tài)等。

　　三、公文制發(fā)、接收程序

　 （一）公文制發(fā)程序：擬稿→校核→打印清樣→填寫公文處理標(biāo)簽→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→登記編號→公文紙打印→用印→分發(fā)→存檔。

　　1．?dāng)M稿。以學(xué)校名義制發(fā)的公文，根據(jù)需要或校領(lǐng)導(dǎo)要求，由學(xué)校辦公室或?qū)W校有關(guān)部門草擬；學(xué)校其它二級黨政機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件由發(fā)文部門草擬。擬稿注意事項：

　 （1）須一律使用規(guī)定的A4型紙。

　 （2）用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。人名、地名、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱、引文準(zhǔn)確無誤。使用簡稱，應(yīng)先用全稱在括號內(nèi)注明“以下簡稱××”。簡稱應(yīng)規(guī)范化。時間應(yīng)寫具體的年月日，不要把“20××年”簡寫成“××年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。

　 （3）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩的語句作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中應(yīng)使用國家法定的計量單位。

　 （4）引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

   （5）起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關(guān)說明材料，應(yīng)附在文稿之后。

　　2．校核。公文草擬后，應(yīng)先經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，確保文稿在政策上、內(nèi)容上、文字上準(zhǔn)確無誤。

　　3．打印清樣。文稿經(jīng)審核無誤后，用A4打印紙打印清樣。

　　4．填寫公文處理標(biāo)簽。擬稿人負(fù)責(zé)填寫公文處理標(biāo)簽中擬稿、主送、抄報（送）、標(biāo)題等欄目，擬稿和校對欄目分別由文稿草擬人員和校對者簽名。

　　5．領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。學(xué)校制發(fā)的文件由擬稿人將校核后的文稿、公文處理標(biāo)簽、附件及電子文稿等報送學(xué)校辦公室，送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；學(xué)校二級黨政機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)內(nèi)容包括：是否同意發(fā)文、簽發(fā)人（簽署全名）、簽發(fā)時間（注明年、月、日）。

　　6．登記編號。以學(xué)校名義上報或下發(fā)的公文，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)做發(fā)文登記，并編排發(fā)文序號。學(xué)校二級黨政機(jī)構(gòu)制發(fā)的公文，經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由各單位負(fù)責(zé)做發(fā)文登記、編排發(fā)文序號。

　　7．公文紙打印。按本辦法第二條規(guī)定的公文格式打印。

　　8．加蓋印章。除紀(jì)要，一般文件用印與落款一致。

　　9．分發(fā)。學(xué)校制發(fā)的文件一般由學(xué)校辦公室指派專人或工作承辦部門分發(fā)；學(xué)校部門制發(fā)的文件由各部門自行分發(fā)。

　　10．存檔。文件發(fā)送完畢，將正式文件一式兩份與文件原稿、文稿附件、校領(lǐng)導(dǎo)重要修改稿及公文處理標(biāo)簽一并存檔，并于次年6月30日前按要求交學(xué)校檔案室完成歸檔。公文存檔的原件、修改稿、簽發(fā)意見等須使用黑色、藍(lán)黑色墨水鋼筆（或符合存檔要求的簽字筆）填寫。

　 （二）校外公文的接收程序：收文登記→閱批→承辦→傳遞→催辦→歸檔。

　　1．收文登記。對收進(jìn)的外來文件、電傳等，由學(xué)校辦公室分別簽收、拆封，填寫《馬鞍山師范高等專科學(xué)校校外文件處理標(biāo)簽》，并在《馬鞍山師范高等專科學(xué)校接收校外文件登記簿》登記。校領(lǐng)導(dǎo)親收件，交本人拆封。親收人認(rèn)為需要學(xué)校存查或處理的，可以交學(xué)校辦公室按收文登記辦理。

　　2．閱批。收文登記后，由學(xué)校辦公室提出擬辦意見，呈送校領(lǐng)導(dǎo)閱批后，再由學(xué)校辦公室文書負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門承辦或組織傳閱。急件應(yīng)即時閱批。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和日期，其它審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　3．承辦。承辦部門應(yīng)按公文要求，根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見認(rèn)真、負(fù)責(zé)、迅速地辦理，并將辦理結(jié)果記入《馬鞍山師范高等專科學(xué)校校外文件處理標(biāo)簽》。

　 （1）批辦的公文涉及兩個部門以上，由主辦部門負(fù)責(zé)承辦，主辦部門應(yīng)及時將公文交校辦公室轉(zhuǎn)給有關(guān)部門閱辦，并限期交學(xué)校辦公室存檔。

　 （2）批辦的公文有規(guī)定期限的，必須按規(guī)定期限辦理完畢，無規(guī)定期限的一般應(yīng)在10天內(nèi)辦理完畢，如有困難不能按期辦理完畢時，應(yīng)先向?qū)W校辦公室報告，說明理由，提出預(yù)計完成日期。

　 （3）一般參閱性文件，各部門從收到文件之日起，必須在3天內(nèi)閱畢，送交學(xué)校辦公室存檔。

　　4．傳遞。各部門傳達(dá)文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進(jìn)行文件傳閱時，應(yīng)以文書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱，即一位領(lǐng)導(dǎo)閱后直接退回給文書，注銷后再由辦公室文書送給另一位領(lǐng)導(dǎo)閱讀，而不是讓領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間直接傳閱。

　　5．催辦。文書工作人員應(yīng)及時掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況，對辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦，承辦的公文辦理完畢后，立即報告學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人，防止漏辦或延誤。

　　6．歸檔。學(xué)校辦公室文書對承辦完的校外公文要及時進(jìn)行歸檔，并核查《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校外文件處理標(biāo)簽》各項填寫是否規(guī)范，相關(guān)事項要注明清楚。

　　7．學(xué)校辦公室對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查的責(zé)任。

　　四、校內(nèi)公文的運(yùn)行程序

　　校內(nèi)公文運(yùn)行程序：報送簽收→登記→擬辦→批辦→承辦→催辦→歸檔（以上報校黨委、校長辦公室公文為例）。

　　1．報送簽收。凡學(xué)校內(nèi)上報校領(lǐng)導(dǎo)、主管校領(lǐng)導(dǎo)的公文，如請示、報告等文件，一律先送達(dá)學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室文書簽收、編號。

　　便函、請柬、介紹信、廣告等，不作登記，直接交相關(guān)部門辦理。

　　2．登記。校辦公室對簽收、編號的文件進(jìn)行校內(nèi)收文登記。先填寫《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)文件處理標(biāo)簽》，再登記至《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)收文登記簿》。

　　3．?dāng)M辦。辦公室負(fù)責(zé)人在《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)文件處理標(biāo)簽》上填寫擬辦意見。

　　4．批辦。由校辦公室文書按照擬辦意見呈送校領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　5．承辦。承辦部門按文件要求，根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見認(rèn)真、負(fù)責(zé)、迅速地辦理，將辦理結(jié)果記入文件流轉(zhuǎn)單。

　　6．催辦。校辦公室文書應(yīng)及時掌握文件流轉(zhuǎn)和處理情況，根據(jù)承辦時限的要求，及時對文件承辦情況進(jìn)行督促和檢查。完成后立即報告辦公室負(fù)責(zé)人，并進(jìn)行歸檔管理，防止漏辦或延誤。

　　7．歸檔。校辦公室文書對承辦完的校內(nèi)文件要及時進(jìn)行歸檔，并要核查《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)文件處理標(biāo)簽》各項是否填寫齊全、規(guī)范，相關(guān)事項要注明清楚、完整。

　　其他收文單位參照上述流程運(yùn)轉(zhuǎn)公文。

　　五、公文歸檔

　　1．公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《馬鞍山師范高等專科學(xué)校檔案管理條例》將公文的擬稿、正本和有關(guān)材料及時收集齊全，立卷歸檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　2．?dāng)M制、修改和簽發(fā)公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　3．學(xué)校制發(fā)的文件由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔、移交檔案室；學(xué)校二級單位制發(fā)的文件由各單位負(fù)責(zé)立卷歸檔、移交學(xué)校檔案室。

　　4．歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向?qū)W校檔案室移交。

　　六、公文管理

　　1．學(xué)校公文由學(xué)校辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔。

　　2．各二級單位公文應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)本部門公文管理工作，本單位的各類收、發(fā)文件均要按學(xué)校公文管理要求設(shè)立收、發(fā)文卷內(nèi)目錄；發(fā)文處理標(biāo)簽、登記簿；收文處理標(biāo)簽、登記簿，卷內(nèi)目錄、發(fā)文收文處理標(biāo)簽均要符合歸檔要求，登記簿供文件查詢使用。

　　3．上級機(jī)關(guān)的公文，除保密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，各部門負(fù)責(zé)人需翻印文件，必須經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以翻印。
　　　　
    七、本辦法自公布之日起執(zhí)行，并由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。
　
　　馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校辦公室           2013年4月10日印發(fā)