甘肅省地震局、中國(guó)地震局蘭州地震研究所公文處理辦法

甘震發(fā)〔2012〕85號(hào)

關(guān)于印發(fā)局(所)公文處理辦法的通知

各部門(mén)、單位：

《局（所）公文處理辦法》經(jīng)2013年4月18日局（所）辦公會(huì)審議通過(guò)，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

                  甘肅省地震局

                   2013年4月25日

甘肅省地震局、中國(guó)地震局蘭州地震研究所

公文處理辦法

第一章  總  則

    第一條  為適應(yīng)新形勢(shì)下防震減災(zāi)工作需要，推進(jìn)黨組（機(jī)關(guān)黨委）、局（所）公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理，根據(jù)中辦、國(guó)辦《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、中國(guó)地震局《地震工作部門(mén)公文處理辦法》規(guī)定，結(jié)合局（所）實(shí)際，制定本辦法。

第二條  黨組（機(jī)關(guān)黨委）、局（所）公文是實(shí)施黨政領(lǐng)導(dǎo)、處理黨務(wù)公務(wù)、履行職能、依法行政，具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，落實(shí)中國(guó)地震局和省委、省政府重要部署，請(qǐng)示答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告、通報(bào)和交流情況的重要工具。

    第三條  公文處理是指公文擬制、辦理、管理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

    第四條  公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

    第五條  辦公室負(fù)責(zé)局（所）公文擬制和中國(guó)地震局及各司室、直屬單位，省委、省政府及其他部門(mén)、單位公文辦理、歸檔工作。機(jī)關(guān)黨委負(fù)責(zé)黨組（機(jī)關(guān)黨委）公文擬制工作。

各部門(mén)、單位負(fù)責(zé)公文處理的人員應(yīng)具有較強(qiáng)的文字能力和相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握公文處理的工作程序。

第二章  公文種類(lèi)

    第六條  黨組（機(jī)關(guān)黨委）、局（所）使用的重點(diǎn)公文種類(lèi)有以下幾種：

（一）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（二）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

    （三）意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（四）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

    （五）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

    （六）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

    （七）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

    （八）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

    （九）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

    （十）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章  公文格式

第七條  公文一般由下列主要部分組成：

    （一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

    （二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密和保密期限。

    （三）緊急程度。緊急公文應(yīng)視緊急程度分別標(biāo)注特急、加急。

    （四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志并列使用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，主辦機(jī)關(guān)排在前列。

    （五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

    （六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

    （七）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。

    （八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)。

    （九）正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。

（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

（十二）成文日期。署會(huì)議通過(guò)或負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。

    （十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍、聯(lián)系人姓名和電話等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

    （十五）附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

    （十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。

    （十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

    （十八）頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。

    第八條  公文版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第九條  公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型；特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，訂位為兩釘外訂眼距離版面上下邊緣各70mm處，允許誤差正負(fù)4mm；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與脊間的距離為正負(fù)3—5mm。

第四章  行文規(guī)則

    第十條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。

第十一條  向上級(jí)機(jī)關(guān)行文原則

（一）局黨組可以向中國(guó)地震局黨組，省委行請(qǐng)示、報(bào)告和意見(jiàn)；局（所）可以向中國(guó)地震局，省政府，省人大常委會(huì)行請(qǐng)示、報(bào)告和意見(jiàn)。主送機(jī)關(guān)原則上只有一個(gè)，必要時(shí)同時(shí)抄送中國(guó)地震局黨組或省委，中國(guó)地震局或省政府。

（二）市州地震部門(mén)需要呈轉(zhuǎn)中國(guó)地震局的請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)以局（所）名義向中國(guó)地震局請(qǐng)示，并提出傾向性意見(jiàn)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)。

（三）請(qǐng)示應(yīng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（四）除領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)外，不得直接向中國(guó)地震局，省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人呈報(bào)公文。

第十二條  向同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)行文原則

（一）黨組（機(jī)關(guān)黨委）可以向各部門(mén)、單位、中心地震臺(tái)（黨支部）行文。

（二）機(jī)關(guān)黨委可以向中國(guó)地震局直屬機(jī)關(guān)黨委和省委內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以函的形式行文。

（三）局（所）可以向各部門(mén)、單位，中心地震臺(tái)，市州地震部門(mén)行文。

（四）局（所）可以向中國(guó)地震局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、直屬單位，省政府內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及各省區(qū)市地震局以函的形式行文。

（五）局（所）可以向其他部門(mén)、單位，市州政府以函的形式行文，但不得提出指令性要求。

（六）局（所）可以與其他部門(mén)、單位聯(lián)合行文。

（七）局（所）公文內(nèi)容涉及其他部門(mén)、單位職權(quán)范圍時(shí)，必須會(huì)簽并取得一致意見(jiàn)后方可行文。

（八）各部門(mén)、單位在職責(zé)范圍內(nèi)可以以便函的形式與其他部門(mén)、單位商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，但不得對(duì)外正式行文。

（九）事業(yè)單位對(duì)外行文應(yīng)由歸口機(jī)關(guān)管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。

第五章  公文擬制

第十三條  黨組（機(jī)關(guān)黨委）、局（所）公文擬制包括公文起草、核稿、審核、簽發(fā)、印制等程序。

第十四條  主辦部門(mén)、單位負(fù)責(zé)人或承辦人起草公文應(yīng)做到：

（一）符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)局黨組意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。

（三）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

（四）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

（五）文種準(zhǔn)確，格式規(guī)范。

（六）主辦部門(mén)、單位分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文的起草工作。

第十五條  公文文稿審核、簽發(fā)前，主辦部門(mén)、單位負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核稿并簽字；黨組（機(jī)關(guān)黨委）公文報(bào)機(jī)關(guān)黨委審核；局（所）公文報(bào)辦公室審核。

公文嚴(yán)格執(zhí)行“先核后簽”的原則，審核時(shí)限為1個(gè)工作日（特殊情況除外）。公文審核的重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分、依據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整體現(xiàn)局黨組意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

（三）涉及其他部門(mén)、單位職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否達(dá)成一致意見(jiàn)并會(huì)簽。涉及內(nèi)部有關(guān)部門(mén)、單位職能的事項(xiàng)是否會(huì)簽。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

第十六條  經(jīng)審核不宜發(fā)的公文文稿，應(yīng)退回主辦部門(mén)、單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由主辦部門(mén)、單位修改后，重新提交機(jī)關(guān)黨委或辦公室審核。

第十七條  上行文由局（所）主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他公文由分管局（所）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)應(yīng)簽署是否同意發(fā)文的明確意見(jiàn)、姓名和完整日期。聯(lián)合行文由局（所）主要領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合行文的部門(mén)、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第十八條  公文印制由辦公室負(fù)責(zé)。

第六章  公文辦理

    第十九條  黨組（機(jī)關(guān)黨委）、局（所）公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

    第二十條  收文辦理主要程序是：

    （一）簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽收，并注明簽收時(shí)間。

（二）登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）承辦。批辦性公文由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)局（所）領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)送承辦部門(mén)、單位辦理。承辦部門(mén)、單位應(yīng)按照規(guī)定時(shí)限要求辦理完畢，無(wú)具體時(shí)限要求的，應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。

（四）傳閱。閱知性公文，由辦公室及時(shí)送達(dá)傳閱對(duì)象閱知。

（五）催辦。辦公室督促承辦部門(mén)、單位按期辦結(jié)來(lái)文辦理事項(xiàng)。

（六）答復(fù)。承辦部門(mén)根據(jù)工作需要，告知來(lái)文單位對(duì)公文的辦理結(jié)果。

第二十一條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）登記。已經(jīng)局（所）領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，由主辦部門(mén)、單位承辦人到辦公室（機(jī)關(guān)黨委）確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。涉密公文應(yīng)到局保密辦辦理定密登記手續(xù)。

（二）校核。公文在印制前，由主辦部門(mén)、單位承辦人對(duì)公文的內(nèi)容、文種、格式、密級(jí)等進(jìn)行校核并簽字確認(rèn)。

（三）印制。公文印制時(shí)限為1個(gè)工作日（特殊情況除外）。有特殊要求的公文可委托有資質(zhì)的印刷廠印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢后，由主辦部門(mén)、單位承辦人裝訂、分發(fā)或上報(bào)。上報(bào)甘肅省委、省政府的公文份數(shù)不少于30份。

第二十二條  黨組（機(jī)關(guān)黨委）公文由機(jī)關(guān)黨委負(fù)責(zé)管理、整理，年底前交辦公室歸檔；局（所）公文由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。局（所）與其他部門(mén)、單位聯(lián)合印發(fā)的公文，由主辦部門(mén)、單位交辦公室歸檔。

第二十三條  涉密公文應(yīng)通過(guò)機(jī)要郵政、省委機(jī)要交換站、專(zhuān)人、中國(guó)地震局電子公文交換系統(tǒng)進(jìn)行傳遞報(bào)送。

第七章  公文管理

    第二十四條  局（所）建立專(zhuān)門(mén)的機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，配備專(zhuān)門(mén)人員和安全保密設(shè)施設(shè)備，采取規(guī)定的保密措施保管公文。

    第二十五條  涉密公文的清退、銷(xiāo)毀工作按省委保密委員會(huì)和機(jī)要局要求進(jìn)行。

    第二十六條  復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)局保密委員會(huì)辦公室主任批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文不得復(fù)制、匯編。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。

第二十七條  不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，在登記造冊(cè)后可以銷(xiāo)毀；個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀、留存涉密公文。

第二十八條  借閱公文需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理借閱手續(xù)。

第二十九條  工作人員離崗離職時(shí)，各部門(mén)、單位應(yīng)督促其將暫存、借用的公文移交、清退。

第八章  附  則

    第三十條  本辦法自2013年4月 25日起施行。局（所）2002年1月21日印發(fā)的《局（所）公文處理辦法》（甘震發(fā)〔2002〕1號(hào)）同時(shí)廢止。