從細(xì)節(jié)出發(fā)設(shè)計(jì)好ERP系統(tǒng)訂單發(fā)貨控制

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      滿(mǎn)足什么樣的條件，可以向客戶(hù)發(fā)貨呢？可能不同的企業(yè)會(huì)有不同的答案。為了提高系統(tǒng)的靈活性，在設(shè)計(jì)的時(shí)候，系統(tǒng)分析師就需要考慮各種可能的情況。然后在系統(tǒng)中設(shè)置相關(guān)的選項(xiàng)，讓用戶(hù)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)選擇。

      筆者今天就圍繞這個(gè)話(huà)題，談?wù)勗谟唵蜗到y(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，如何從細(xì)節(jié)出發(fā)，做好相關(guān)的發(fā)貨控制。主要的界面如下：

      基本原則

      在實(shí)際工作中，往往客戶(hù)不同、訂單不同會(huì)有不同的交付規(guī)則。為此在設(shè)計(jì)的時(shí)候，可以從客戶(hù)角度或者訂單角度出發(fā)，來(lái)做好訂單發(fā)貨的控制。筆者這里從訂單角度來(lái)談?wù)勏嚓P(guān)的發(fā)貨控制。

      在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，分析師可以考慮在訂單窗口上，設(shè)置一個(gè)“交付規(guī)則”的列表框，如上圖所示。然后在這列表框中列出各種可能的交付規(guī)則。再在后臺(tái)設(shè)計(jì)相關(guān)的控制程序。如此的話(huà)，在生成發(fā)貨單的時(shí)候，就可以根據(jù)相關(guān)的規(guī)則來(lái)進(jìn)行控制。這么處理的好處，就是可以提高系統(tǒng)的靈活性。用戶(hù)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，來(lái)選擇合適的交付規(guī)則，做好出貨的控制。

      交付規(guī)則的細(xì)節(jié)

      筆者在日常工作中，發(fā)現(xiàn)訂單發(fā)貨主要可以分為兩類(lèi)，一類(lèi)是先付款后交貨，即“預(yù)付款訂單”這里需要注意，即使像大家賣(mài)手機(jī)的時(shí)候，看起來(lái)好像是一手交錢(qián)、一手交貨，其實(shí)兩者仍然有先后的順序。大家需要先去交錢(qián)開(kāi)好發(fā)票之后，銷(xiāo)售人員才會(huì)給你拿貨。為此這也是一種預(yù)付款訂單的形式。只是其時(shí)間隔的比較短而已。第二類(lèi)就是先發(fā)貨后付款。大部分生產(chǎn)企業(yè)都是采用的這種方式。

      如上圖所示，交付規(guī)則中有“有效”、“強(qiáng)制”、“完成行”、“手工”、“完成訂單”、“收款以后”等幾種交付規(guī)則?？梢哉f(shuō)，這幾乎涵蓋了目前企業(yè)所采用的發(fā)貨控制手段。筆者現(xiàn)在給各位讀者分析一下，這些交付規(guī)則后面所對(duì)應(yīng)的控制邏輯。

      “有效性”控制指的是庫(kù)存控制。也就是說(shuō)，當(dāng)用戶(hù)選擇這個(gè)交付規(guī)則之后，在發(fā)貨的那個(gè)時(shí)點(diǎn)必須保證倉(cāng)庫(kù)中有足夠的貨可以出。如果沒(méi)有足夠庫(kù)存的話(huà)，則系統(tǒng)就不能夠根據(jù)這張訂單來(lái)生成發(fā)貨單。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，這個(gè)交付規(guī)則所需要關(guān)注的重點(diǎn)就是需要檢查庫(kù)存的數(shù)量并于訂單數(shù)量進(jìn)行比較。

      “完成行”與“完成訂單”這兩個(gè)規(guī)則與生產(chǎn)模塊相關(guān)聯(lián)。在erp系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，銷(xiāo)售訂單往往有兩條線(xiàn)。一條是與客戶(hù)相關(guān)，包括訂單的發(fā)貨、訂單的收款等等。另外一條線(xiàn)就是跟企業(yè)內(nèi)部相關(guān)，包括根據(jù)訂單來(lái)生成生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)計(jì)劃等等。由于銷(xiāo)售訂單跟企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃掛鉤，為此在銷(xiāo)售訂單中就能夠反映出某張訂單的完工情況。如現(xiàn)在有一張銷(xiāo)售訂單，里面可能有五個(gè)產(chǎn)品。根據(jù)產(chǎn)品的數(shù)量、生產(chǎn)部門(mén)的計(jì)劃、以及客戶(hù)的交期的不同，其完工時(shí)間也有所不同。此時(shí)就出現(xiàn)一個(gè)新的問(wèn)題。在交貨的時(shí)候，是按產(chǎn)品來(lái)交貨，還是按訂單來(lái)交貨？如果是前者的話(huà)，那么只要某個(gè)產(chǎn)品完工之后，就可以發(fā)貨，這就是“完成行”的概念。而如果需要整張訂單一起交貨(如出于運(yùn)輸或者情況方面的考慮)，那么就需要整張訂單都完成之后才能夠生成發(fā)貨單，這就是“完成訂單”的概念。這是從生產(chǎn)計(jì)劃的角度考慮。另外有時(shí)候在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，也有一種簡(jiǎn)單的方法，即將此與庫(kù)存數(shù)量掛鉤?！巴瓿尚小本捅硎局灰糠之a(chǎn)品有庫(kù)存即可，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)對(duì)有庫(kù)存的產(chǎn)品生成發(fā)貨單。而如果選擇“完成訂單”的話(huà)，則跟前面的有效性規(guī)則一致了，必須確保整個(gè)訂單的產(chǎn)品有足夠的庫(kù)存才能夠發(fā)貨。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，雖然后面的實(shí)現(xiàn)方法比較簡(jiǎn)單，但是筆者并不建議這么做。因?yàn)檫@容易產(chǎn)品的誤發(fā)。如現(xiàn)在可能有A、B兩個(gè)客戶(hù)都要某個(gè)產(chǎn)品。而A客戶(hù)的訂單先下。此時(shí)如果只根據(jù)庫(kù)存數(shù)量來(lái)判斷的話(huà)，則向B客戶(hù)發(fā)貨的產(chǎn)品很可能是原先準(zhǔn)備給A客戶(hù)的。為此這么設(shè)計(jì)就會(huì)引起誤解。所以筆者建議，在設(shè)計(jì)這個(gè)交付規(guī)則的時(shí)候，后臺(tái)最好是跟生產(chǎn)模塊掛鉤，而不僅僅根據(jù)庫(kù)存數(shù)量來(lái)考慮。

      “收款以后”指的就是預(yù)付款訂單。上面講到過(guò)，銷(xiāo)售訂單設(shè)計(jì)時(shí)有兩條線(xiàn)，其中一條就是跟客戶(hù)付款有關(guān)。收款以后這個(gè)交付規(guī)則的含義就是客戶(hù)要先付完款（可能只是一部分），然后企業(yè)才能夠發(fā)貨。此時(shí)系統(tǒng)分析師在設(shè)計(jì)的時(shí)候，就需要讓系統(tǒng)在發(fā)貨之前去判斷這張訂單客戶(hù)的付款情況。如果客戶(hù)按規(guī)定交付了貨款（即在財(cái)務(wù)模塊有這張訂單的付款記錄），則允許生成發(fā)貨單。否則的話(huà)，系統(tǒng)就不允許發(fā)貨，并發(fā)出相關(guān)的警告。

      “強(qiáng)制”這個(gè)交付規(guī)則就相對(duì)簡(jiǎn)單了。如果用戶(hù)選擇這個(gè)交付規(guī)則的話(huà)，根據(jù)銷(xiāo)售訂單來(lái)生成發(fā)貨單，在后臺(tái)就不會(huì)做相關(guān)的控制。即不會(huì)管庫(kù)存數(shù)量、訂單的完成情況與客戶(hù)付款情況。一般強(qiáng)制規(guī)則只用在系統(tǒng)測(cè)試與實(shí)施的初期。由于系統(tǒng)剛上線(xiàn)的時(shí)候，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還不怎么準(zhǔn)確。所以允許用戶(hù)進(jìn)行強(qiáng)制出貨。而強(qiáng)制出貨帶來(lái)的一個(gè)明顯的負(fù)面效應(yīng)，就是在倉(cāng)庫(kù)的帳面上會(huì)有負(fù)數(shù)庫(kù)存。顯然這是一種明顯的錯(cuò)誤。為了系統(tǒng)實(shí)施的需要，一般在設(shè)計(jì)時(shí)都需要有這個(gè)規(guī)則。等到系統(tǒng)完善之后，用戶(hù)可以根據(jù)自己的情況采取其他嚴(yán)格的控制條件。

      發(fā)貨控制中的細(xì)節(jié)

      在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，除了要實(shí)現(xiàn)如上這些交付規(guī)則的后臺(tái)控制之外，下面這些細(xì)節(jié)的內(nèi)容也有助于提高系統(tǒng)的可用性。

      第一個(gè)是客戶(hù)交付規(guī)則與訂單交付規(guī)則的關(guān)系。有時(shí)候會(huì)根據(jù)客戶(hù)設(shè)置不同的交付規(guī)則。如某些客戶(hù)經(jīng)過(guò)企業(yè)評(píng)估之后，認(rèn)為其信用不好。此時(shí)企業(yè)就會(huì)要求這個(gè)客戶(hù)必須先付款然后才能夠發(fā)貨。也就是說(shuō)，這個(gè)客戶(hù)的交付規(guī)則是“付款以后交貨”。此時(shí)為了管理方便，用戶(hù)會(huì)在客戶(hù)級(jí)別上設(shè)置交付規(guī)則。這個(gè)設(shè)計(jì)跟上面的訂單級(jí)別設(shè)計(jì)類(lèi)似。而筆者這里要強(qiáng)調(diào)的是，如何將客戶(hù)的交付規(guī)則與訂單的交付規(guī)則統(tǒng)一起來(lái)。如在銷(xiāo)售訂單的時(shí)候需要輸入客戶(hù)的信息，那么這個(gè)訂單的交付規(guī)則就可以從客戶(hù)信息那邊自動(dòng)帶過(guò)來(lái)。然后需要考慮的問(wèn)題是，這個(gè)交付規(guī)則業(yè)務(wù)員能否改呢？通常情況下，如果這個(gè)交付規(guī)則需要專(zhuān)業(yè)的人員才能夠更改。如企業(yè)的信用部門(mén)或者銷(xiāo)售經(jīng)理才有權(quán)進(jìn)行更改。此時(shí)就涉及到權(quán)限的限制。為此如何將客戶(hù)的交付規(guī)則與訂單的交付規(guī)則統(tǒng)一起來(lái)，并在訂單級(jí)別上做好相關(guān)的權(quán)限設(shè)計(jì)，這是系統(tǒng)分析師在設(shè)計(jì)時(shí)要全面考慮的內(nèi)容。

      第二個(gè)需要注意的內(nèi)容是，一家企業(yè)往往不需要用到所有的交付規(guī)則。如像一般超市，采用的就是“收款以后”這種交付規(guī)則。而生產(chǎn)企業(yè)可能會(huì)采用“完成行”或者“收款以后”兩種交付規(guī)則。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，為了提高系統(tǒng)的靈活性，需要將各種交付規(guī)則都考慮進(jìn)去。但是同時(shí)需要設(shè)置一個(gè)開(kāi)關(guān)，讓企業(yè)選擇哪些交付規(guī)則是可用的。否則的話(huà)，一點(diǎn)這個(gè)下拉列表，這么多交付規(guī)則出來(lái)容易搞暈。所以在設(shè)計(jì)的時(shí)候，可以考慮讓用戶(hù)自己去選擇可用的交付規(guī)則，屏蔽掉不用的交付規(guī)則。

      第三個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題是“默認(rèn)的交付規(guī)則”。企業(yè)往往會(huì)有一種主要的交付規(guī)則。為了提高工作的效率，要能夠在訂單與客戶(hù)級(jí)別上設(shè)置默認(rèn)的交付規(guī)則。