中小企業(yè)如何成功完成BPM與其他應用的整合

說到業(yè)務流程管理(BPM)，人們往往把它和業(yè)務流程較復雜的大公司掛起鉤來。的確，有不少大公司運用BPM解決方案，成功地縮短了流程周期、改善了流程的連貫性。

其實，中小型公司也能通過業(yè)務流程自動化而受益。由于BPM產品的使用越來越簡便，信息技術資源有限的中小型公司也能找到提高效率的良機。綜合考慮用戶、開發(fā)者、流程和中央處理單元(CPU)的數(shù)量的定價模型，使得BPM產品的價格能夠被企業(yè)所承受。雖然這些公司通常處理的是較小的、流程較為簡單的項目，但仍然能獲得顯著的收益。如同大公司一樣，中小型公司可以先從某一個流程開始，然后快速擴展到其他流程。

iUniverse公司、Tetra控股公司、Cardinal物流管理公司和華盛頓教職員信用合作社是四個典型的案例。每個公司都以獨特的方式運用業(yè)務流程管理，實現(xiàn)流程變革并增強企業(yè)的靈活性。

管理與公司共成長的流程

iUniverse公司僅有100名員工，在實施業(yè)務流程自動化的公司中，它可能是規(guī)模最小的公司之一。該公司服務于希望出版和銷售其作品的個人，開發(fā)了支持其業(yè)務活動的內部系統(tǒng)，包括其出版物的生產跟蹤、營銷和發(fā)行。流程的每個組件都具有嵌入式邏輯(embedded logic)，可發(fā)出信息來激活下一個組件。然而，由于流程控制編寫在每個應用程序中，不能夠輕易改變。iUniverse需要管理業(yè)務流程的方法，使之能與公司共同成長和變革，同時保持此前信息技術投資的價值。

iUniverse選擇了Intalio公司的業(yè)務流程管理系統(tǒng)---Intalio|n3，并開始移植(migrate)公司向各發(fā)行渠道發(fā)送目錄信息的流程。他們從一個Oracle數(shù)據庫中提取書籍和發(fā)行渠道的相關信息，然后根據渠道的要求編排目錄信息，并發(fā)送給渠道合作伙伴。選擇這一流程入手是因為它相對簡單，并且是周期性地出現(xiàn)。成功完成這一任務后，iUniverse將其他流程移植入系統(tǒng)，包括打印確認和書目跟蹤。

“我們正在將一個主要的后臺生產流程移植到Intalio|n3之中，”iUniverse的副總裁弗農?斯坦貝克(Vernon Stinebaker)說道，“我們希望，最終所有的業(yè)務流程都將由此系統(tǒng)管理?！?/P>

由于iUniverse的員工適應了這一技術，使用中只出現(xiàn)了極少的文化方面的問題。然而，開發(fā)團隊必須從把應用程序看作大型的、孤立的個體，轉變?yōu)閷⑵淇醋鞲鼜娬{服務的、可重復利用的組件體系。斯坦貝克說，新的業(yè)務流程管理系統(tǒng)減少新流程開發(fā)時間達50%甚至更多，并能實現(xiàn)在以前的系統(tǒng)中不可能完成的功能。

Intalio|n3并非針對小企業(yè)，但其中的一些要素對于小企業(yè)也有吸引力。比如“頁面設計”軟件能讓開發(fā)者利用一系列拖放式工具來構建互動式用戶界面或表格。這一軟件提供的開發(fā)環(huán)境，能促進信息技術人員和業(yè)務人員之間的合作。一旦系統(tǒng)開發(fā)成功，業(yè)務人員用戶能直接進行流程變更。

“由于需要編程知識來創(chuàng)建應用程序，這阻撓了讓業(yè)務人員用戶掌握決定權的意圖的實現(xiàn)?！?Intalio的共同創(chuàng)始人兼首席戰(zhàn)略官伊斯梅爾?加里米(Ismael Ghalimi)說道，“小公司尤其難以找到編程專家。”

Delphi集團副總裁兼首席分析師納撒尼爾?帕爾默(Nathaniel Palmer)認為，隨著時間推移，業(yè)務流程管理技術可能會與數(shù)據庫技術并行?！斑@將幫助中小公司減少對編程的需求?！币恍藴实脑O立將有助于利用現(xiàn)成的產品來管理業(yè)務數(shù)據。如果業(yè)務流程出現(xiàn)同樣的演化，企業(yè)便可將更多精力運用于編制流程，而非僅僅著眼于使流程得以運轉的技術。

創(chuàng)建實時企業(yè)

Tetra控股公司生產水產品，他們想改進公司內部設計變更通知(ECNs)的流程。要對產品做出從尺寸到標簽的任何方面的改變，ECNs都是必需的。變更通知的過程要經過6個不同部門的多達40個人員。為了優(yōu)化流程和縮短設計周期，Tetra選擇了Metastorm公司的e-Work管理系統(tǒng)。

為了緩和新系統(tǒng)的沖擊，公司的所有200名員工最初都接受了針對一個在ECN系統(tǒng)之前引入的較為簡單的流程的培訓，這是一個休假變更申請流程。這一流程潛在地影響著所有員工，在其中使用了將被用于ECN流程的所有e-Work功能。

“即使是非專業(yè)用戶，也能非常輕松地使用它?！毙畔⑾到y(tǒng)顧問查理?利桑蒂(Charlie Lisanti)說道，“然后我們大面積應用了ECN模塊，至今為止沒有發(fā)生任何抵觸使用e-Work管理系統(tǒng)的情況?！?/P>

實施e-Work之后，ECN申請流程從平均5天或更長縮短到了1天。用戶能通過e-Work瀏覽所有有關文件夾和文檔，并了解到申請所處的階段。

“員工們大都喜歡自己對情況具有掌控感，”利桑蒂補充說，“他們能夠看到申請所處的階段，以及誰已經批準了自己的請求?！?/P>

Tetra公司計劃繼續(xù)推廣應用程序的使用，并在e-Work中引入了一個實驗室測試申請和批準流程。此流程被選為高優(yōu)先級，是因為申請是通過各種不同形式和渠道提交的，包括電子郵件和硬拷貝，并有著不規(guī)律的信息。申請被標準化，使之包含所有必須信息，跟蹤也變?yōu)樽詣踊?。為實現(xiàn)客戶信息和定價變更的表格及程序標準化，開立單據的指示流程的自動化是另一個高優(yōu)先級項目。隨著時間的推移，Tetra計劃整合美國業(yè)務運作的自動化與在德國生產Tetra品牌魚食的工廠運作的自動化。

無論企業(yè)規(guī)模大小，業(yè)務流程的連貫性和效率是所有公司共同追求的目標。Metastorm的首席執(zhí)行官鮑勃?法雷爾(Bob Farrell)認為，中小型公司也可以用與大公司完全不同的方式使用業(yè)務流程管理產品。

“小企業(yè)的靈活性是其競爭優(yōu)勢的重要來源，”法雷爾指出，“而業(yè)務流程管理正是為實時企業(yè)所設計的?！迸c其像大公司那樣著重于給復雜的流程做出明確的界定，以便于實施，中小型公司不如利用業(yè)務流程管理工具獲取新的流程，并重復使用，以最小成本實現(xiàn)流程自動化

Cardinal物流管理公司是一個綜合運輸和物流公司，提供承包貨車運輸和本地送貨服務。散布于美國境內的所有90個辦事處都必須對用戶需求迅速做出反應。為滿足需求，公司征募、篩選和考核大量貨車司機。Cardinal的戰(zhàn)略規(guī)劃是：在使公司顯著成長的同時，盡可能利用其獨特的管理費用結構的優(yōu)勢。Cardinal有大約500名員工和1,200名司機，其中一部分司機為員工，其他的則是承包司機。

為更好地管理辦事處和位于北卡羅萊納的公司總部的事務，Cardinal實施了Buoy5公司的iApprove，這是一個能將請求和批準流程自動化的軟件解決方案。Cardinal目前對新司機查證程序實施了自動化。當一個司機在辦事處提交申請時，申請表被馬上掃描，關鍵信息在線輸入iApprove。申請被發(fā)送給6名人員，他們仔細檢查司機的歷史，包括駕駛記錄和犯罪記錄。這個貫穿整個總部的工作流程全部在線進行管理。在流程結束時，被批準的司機的數(shù)據直接進入薪水系統(tǒng)。

“我們發(fā)現(xiàn)，使用iApprove并不比使用任何別的軟件產品更加困難?！盋ardinal的管理信息系統(tǒng)總監(jiān)喬納森?特納(Jonathan Turner)說道。特納認為，業(yè)務流程管理軟件使用便捷、成本低廉，對于中小公司而言更有吸引力?！拔覀兿Ｍ赣糜袠I(yè)務經驗的非技術型程序管理員，來安排和修改我們的流程?！彼f。

盡管iApprove系統(tǒng)仍處于實施過程中，但特納已經看到了巨大的潛力：“這一軟件提供了了解總部信息的渠道，我們便能隨時掌握申請所處的階段?！逼渌媱澃趇Approve中的流程包括其他員工申請和審批流程。憑借系統(tǒng)的靈活性，在花費極少的額外開發(fā)或實施成本的情況下，就能實現(xiàn)幾乎任何流程的自動化。

“我們的絕大部分顧客來自規(guī)模為500到2000人的公司，”Buoy5公司的首席執(zhí)行官大衛(wèi)?威爾希(David Willsey)說，“我們將iApprove設計為現(xiàn)成的解決方案，而無需進行大量的定制化工作?！蓖栂ＵfBuoy5的目標市場為中小型企業(yè)，因為這個市場的需求遠未得到滿足。然而，iApprove也能服務于大的客戶群，并能跨部門使用；比如，它在葛蘭素史克有40000名用戶。

Forrester研究公司下屬的Giga研究公司總監(jiān)肯?沃爾默(Ken Vollmer)認為，即使是大公司也會在實施業(yè)務流程管理解決方案時遇到困難?！澳惚仨氂懈呙鞯男畔⒓夹g人員，以及變革公司的決心?！蔽譅柲赋?。

此外，雖然流程的界定工作通常不需要編程就可以完成，整合的步驟卻有可能對信息技術資源有限的公司造成相當?shù)睦щy。然而，對于那些有著發(fā)展動力，流程相對直截了當?shù)闹行⌒凸?，業(yè)務流程管理能夠提供同樣的吸引力—效率、速度和成本節(jié)省。

完成BPM與其他應用的整合

華盛頓教職員信用合作社(SECUWA)的組織規(guī)模雖然小，但是會員眾多。SECUWA有2個分支機構，100名雇員，服務于遍布美國的超過75000名會員。SECUWA的45名財務管理代表為會員提供“一次性”服務---Visa信用卡的申請。

Visa信用卡申請來自各種渠道，包括SECUWA網站、傳真和電話，等等。申請是通過手工處理，數(shù)據重復輸入，需要通過電子郵件交流，并缺乏信息跟蹤能力。為了改善客戶服務和增進員工的效率，SECUWA希望將流程自動化。目前，該信用合作社正在實施HandySoft公司的BizFlow來安排和跟蹤這些應用。當系統(tǒng)完全投入運轉時，SECUWA預期將把處理時間從48小時減少到30分鐘。他們也在對BizFlow進行評估，以便運用于其他業(yè)務活動，如貸款處理和員工費用報表。

有時，盡管公司會找到與其功能需求十分吻合的業(yè)務流程管理產品，但卻發(fā)現(xiàn)整合工作比預想的困難。為啟用業(yè)務流程管理系統(tǒng)，中小型公司信息技術資源可能會顯得捉襟見肘。AptSoft公司最近推出了AptSoft Director軟件，使用戶能利用瀏覽器和下拉菜單組合流程。數(shù)據映射在運行時動態(tài)完成。這種內置式整合手段，使業(yè)務流程管理解決方案與其他應用程序的整合變得簡單。

“我們的產品依賴于一個對象模型，”AptSoft公司的營銷及產品整合副總裁大衛(wèi)?卡梅倫(David Cameron)說，“業(yè)務規(guī)則、觸點和流程都是能重復使用的組件?！?/P>

卡梅倫指出，即便是大公司，也在巧妙運用業(yè)務流程管理解決某些問題；可以說，企業(yè)級市場(enterprise market，即大企業(yè)客戶)和中端市場(mid-market，即中小企業(yè)客戶)的界線已經模糊。項目涵蓋的范圍比公司的大小更能決定企業(yè)需要什么樣的技術。

對企業(yè)來說，流程管理的問題可謂與生俱來。隨著流程的日趨復雜化，尋求流程管理解決方案就提上了企業(yè)的議事日程。上文所述的四個案例告訴我們，中小企業(yè)有必要用BPM產品來整合、優(yōu)化更有效率、更靈活的運營。(報告在線)