電信企業(yè)集中采購雙元型信息化模式

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隨著電信企業(yè)自身及所處環(huán)境的發(fā)展演變，傳統(tǒng)的管理思想和管理模式越來越不適應(yīng)當前的需求，以用戶為中心的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型要求運營商提高運營和管理水平，要求企業(yè)提高管理效率以快速適應(yīng)市場變化，這些都對企業(yè)采購提出了更高的要求。

電信企業(yè)采購工作現(xiàn)狀

采購工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營價值鏈主鏈條的第一環(huán)節(jié)，正日益成為運營商各級決策和管理者關(guān)注的焦點。電信企業(yè)采購的范圍主要包括各專業(yè)的通信系統(tǒng)、計算機產(chǎn)品、電源及動力環(huán)境監(jiān)控設(shè)備、技術(shù)支持及服務(wù)、管理和市場服務(wù)、業(yè)務(wù)類產(chǎn)品、通信工程、基建工程、人力資源服務(wù)、業(yè)務(wù)合作和其它辦公類產(chǎn)品。

電信企業(yè)屬于資金密集型企業(yè)，其采購成本常常占到企業(yè)全部經(jīng)營成本的50%以上，直接影響整個企業(yè)的最終獲利情況；所采購的產(chǎn)品構(gòu)成龐大的通信網(wǎng)絡(luò)的組成部分，直接為企業(yè)的生產(chǎn)運營服務(wù)。目前，集中式采購成為越來越多運營商的選擇。這種方式能夠給企業(yè)帶來戰(zhàn)略、成本、運營三方面的優(yōu)勢。成本方面表現(xiàn)為降低整個供應(yīng)鏈上包括直接采購、物流、庫存方面的整體成本。在戰(zhàn)略以及運營層面，運營商通過加強采購管理，在降低物資采購價格、提高供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)質(zhì)量、有效控制供應(yīng)風(fēng)險的同時，能夠優(yōu)化整合企業(yè)內(nèi)外部物資資源、信息資源和關(guān)系資源，有力地促進標準化設(shè)備及標準化設(shè)計的發(fā)展，進而提高供應(yīng)鏈體系整體競爭力和運行效率，實現(xiàn)多贏的目標。

經(jīng)過多年發(fā)展，電信企業(yè)信息化已取得了一系列顯著的成果：大部分企業(yè)都有專門的信息中心，不少企業(yè)上線了多種類型的信息系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)自動化水平、企業(yè)人員素質(zhì)、經(jīng)營管理和運作能力不斷提高，企業(yè)競爭優(yōu)勢不斷得到增強。與此同時，我們必須清楚地認識到問題的存在：企業(yè)信息資源共享性差、企業(yè)間信息化建設(shè)落后等。信息化平臺可用于企業(yè)運營的各個方面，采購部門也不例外。對于采購部門來說，不僅企業(yè)內(nèi)部的請購需求溝通需要通過信息化平臺進行，而且在供應(yīng)鏈管理的整個過程，信息化平臺的支撐都起著重要作用?？梢哉f，沒有信息化平臺的支撐，就根本不會有現(xiàn)今如此高效的供應(yīng)鏈管理。

當前，廣東移動集中采購所涉及的各部門都已經(jīng)建立了自己的信息系統(tǒng)，但各孤立的系統(tǒng)間并沒有進行數(shù)據(jù)共享，也不能對業(yè)務(wù)流程起到有效的支撐作用。廣東移動集中采購工作的信息化建設(shè)主要面臨以下幾個問題。

第一，信息孤島。集中采購的管理流程跨越企業(yè)內(nèi)的多個部門，與采購相關(guān)的各個信息子系統(tǒng)相互獨立，未實現(xiàn)集成，不能夠?qū)@種跨部門的協(xié)作提供有力的支撐。第二，長流程帶來效率低下。采購流程涉及多個部門，公文在各個部門間的流轉(zhuǎn)審批程序復(fù)雜，影響總體采購效率。第三，部門協(xié)調(diào)困難。集中采購具有部門穿越和項目穿越等特點，給部門間和項目間的協(xié)調(diào)帶來很大的不便。第四，個性化需求不能得到滿足。內(nèi)部信息共享集采目錄中的產(chǎn)品往往只考慮典型型號，難以滿足特殊地區(qū)和部門的個性化需求。第五，決策支撐信息缺乏。目前信息化側(cè)重于解決操作層面的問題，尚未構(gòu)建應(yīng)有的知識庫和專家?guī)?，缺乏管理決策支撐信息。第六，創(chuàng)新能力不足。企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)間合作伙伴的信息共享不足，限制了組織創(chuàng)新能力的發(fā)展。

雙元型信息化模式的理論基礎(chǔ)

雙元組織理論認為企業(yè)能力可以劃分為開發(fā)能力與探索能力。開發(fā)能力是一種從事提高效率、復(fù)制、選擇和實施等活動的能力，表現(xiàn)為把已有的知識復(fù)制應(yīng)用于已有領(lǐng)域的經(jīng)營活動，目的是保證組織的短期效率；探索能力是一種從事變異、試驗、創(chuàng)新等活動的能力，表現(xiàn)形式為新的組織實踐以及發(fā)現(xiàn)新技術(shù)、新流程等活動，目的是保證組織的長期效果。

這兩類能力并不能夠自然而然地在組織內(nèi)獲得平衡，組織必須在探索能力與開發(fā)能力之間不斷取舍，并始終面臨著如何在探索能力與開發(fā)能力之間配置資源的兩難選擇。這樣的兩難選擇就導(dǎo)致了組織發(fā)展過程中的各種悖論。

組織應(yīng)對環(huán)境變革既需要開發(fā)能力也需要探索能力，雙元型組織的本質(zhì)就是試圖對組織悖論進行管理。在日益動態(tài)復(fù)雜的環(huán)境下，成功地組織既能夠有效運作當前的事業(yè)，又能夠主動適應(yīng)明天的需要。一般來說，雙元型組織主要有結(jié)構(gòu)型雙元和情境型雙元兩種形態(tài)。

情境型雙元是在整個組織層面同時展現(xiàn)協(xié)作能力與適應(yīng)能力的結(jié)果：協(xié)作能力表現(xiàn)為組織的所有單元協(xié)調(diào)一致為實現(xiàn)既定目標而開展業(yè)務(wù)活動的能力；適應(yīng)能力則是指在變革環(huán)境中迅速應(yīng)對變化的組織重構(gòu)能力。情景型雙元組織既保證了跨部門協(xié)作的優(yōu)勢，又避免了跨部門協(xié)作可能出現(xiàn)的不足，高級管理層的緊密協(xié)作使得創(chuàng)新單元能夠分享原單位的資源。

信息化能夠提高企業(yè)生產(chǎn)效率，是組織開發(fā)能力的一種實現(xiàn)手段，同時信息化又能夠為工作的靈活性提供可能。基于信息化的知識共享和部門企業(yè)間協(xié)作為企業(yè)創(chuàng)新提供了條件，保證了企業(yè)探索能力的挖掘。因此，信息化既能夠提高整個組織層面的開發(fā)能力，又能夠保證企業(yè)的探索能力，企業(yè)信息化可以作為情景雙元組織的一種實現(xiàn)方式來解決組織悖論。

建立集中采購的雙元型 信息化模式

本文以廣東移動集中采購信息化為例，將雙元型信息化概念模型實例化。廣東移動現(xiàn)階段初步建立了物資采購的主流程，集中采購信息化的總體流程如圖1所示。

當前采購信息化的主要問題在于各系統(tǒng)均出于相關(guān)部門和業(yè)務(wù)的效率考慮，在實現(xiàn)批量采購、大幅降低采購成本的同時，卻面臨著信息孤島、時間效率低、難以滿足個性化需求等問題，這是雙元組織理論中開發(fā)能力強而探索能力弱的典型場景，兩種能力的失衡導(dǎo)致了相關(guān)的組織悖論。本文在對企業(yè)集采問題調(diào)研分析后提出了利用雙元型信息化模式解決企業(yè)集中采購管理的問題，其結(jié)構(gòu)如圖2所示。

所謂雙元型信息化模式是指以信息技術(shù)為手段來保證企業(yè)的開發(fā)能力，同時兼顧企業(yè)的探索能力。雙元型信息化模式包括兩個信息中心：內(nèi)部信息中心和外部信息中心。內(nèi)部信息中心主要面向企業(yè)內(nèi)部用戶，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的整合，實現(xiàn)內(nèi)部管理的一體化、業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化，同時為管理和決策提供支撐，為內(nèi)部門戶。外部信息中心主要面向企業(yè)外部供應(yīng)商和合作伙伴，以及企業(yè)的客戶，實現(xiàn)企業(yè)間的協(xié)同商務(wù)、整合供應(yīng)鏈管理，為外部門戶。內(nèi)外部信息中心通過一定規(guī)則進行集成并共享特定信息。

內(nèi)部信息中心在對現(xiàn)有的集采流程進行優(yōu)化的基礎(chǔ)上，利用SOA（面向服務(wù)架構(gòu)）思想對現(xiàn)有的企業(yè)信息系統(tǒng)進行集成。采購流程跨越多個部門，包括規(guī)劃技術(shù)部、各采購需求部門、采購管理中心、財務(wù)部、后勤管理中心，涉及投資管理信息系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)、GD139采購管理平臺、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)。利用SOA能夠很好地對原有系統(tǒng)進行整合，這種松散耦合的方式也便于系統(tǒng)隨著業(yè)務(wù)流程的改變而隨需調(diào)整。集成的信息系統(tǒng)主要是對采購流程日常業(yè)務(wù)的支撐，即實現(xiàn)了組織的開發(fā)能力。同時在增強組織創(chuàng)新能力方面建立基于維基的知識管理平臺，下設(shè)采購知識經(jīng)驗庫、采購產(chǎn)品信息庫、供應(yīng)商資料庫、供應(yīng)商指標體系庫等知識庫，用于知識共享和創(chuàng)新、經(jīng)驗和最佳實踐展示，充分滿足個性化需求，并進行相應(yīng)的績效管理等，滿足組織內(nèi)部探索能力的需要。

外部信息中心也包括兩個部分。首先是基于SOA的一站式采購電子商務(wù)網(wǎng)站，面向供應(yīng)商、合作伙伴和電信企業(yè)本身，建立面向供應(yīng)鏈的基于Web的商務(wù)電子化平臺，為制造商、代理商及合作伙伴提供一個展示企業(yè)和產(chǎn)品的平臺，同時也為供應(yīng)鏈上各個企業(yè)間的溝通與合作提供信息平臺。其次，外部信息中心也提供基于維基的知識共享平臺，該平臺設(shè)立產(chǎn)品資料庫、設(shè)備維修經(jīng)驗庫、技術(shù)情報知識庫、產(chǎn)品開發(fā)協(xié)作庫等知識庫，為電信企業(yè)整合其供應(yīng)鏈、實現(xiàn)大規(guī)模協(xié)作提供了支撐平臺。企業(yè)的內(nèi)、外信息中心和維基平臺同樣利用SOA架構(gòu)相互連接，實現(xiàn)信息和知識的共享，充分調(diào)動企業(yè)的探索能力和創(chuàng)新能力，有效地解決組織悖論，為集中采購信息化帶來新的解決之道。

雙元型信息化模式的實現(xiàn) 步驟與優(yōu)勢

電信企業(yè)采購信息化的雙元型模式可通過如下步驟實現(xiàn)。

第一，業(yè)務(wù)流程梳理。首先對業(yè)務(wù)流程進行梳理，對流程涉及的各個職能與業(yè)務(wù)部門及相關(guān)信息系統(tǒng)有一個清晰的認識，然后對于現(xiàn)有流程進行優(yōu)化設(shè)計，形成集中采購信息化的管理規(guī)范，進一步形成基于SOA的整合方案。

第二，跨部門系統(tǒng)集成。在流程梳理的基礎(chǔ)上集成現(xiàn)有信息系統(tǒng)，借助SOA思想形成一體化的集中采購管理系統(tǒng)，建立內(nèi)部信息中心，兼顧集中采購的效率和靈活性。

第三，構(gòu)建外部商務(wù)平臺。構(gòu)建基于Web的電子商務(wù)平臺，集成供應(yīng)鏈上的各個企業(yè)，建立外部信息中心，并與內(nèi)部信息中心實現(xiàn)部分信息共享。

第四，建立維基知識管理平臺。根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點與所處的行業(yè)特點建立內(nèi)外知識管理平臺，為企業(yè)的工作創(chuàng)新提供平臺，提高企業(yè)的探索能力。

集中采購的雙元型信息化模式的優(yōu)勢在于以下幾點。首先，信息共享，基于維基的知識管理平臺為企業(yè)外部人員提供了一個交流溝分享知識與經(jīng)驗的途徑，為學(xué)習(xí)型組織的建立提供了機會與手段。其次，兼顧效率與靈活性，基于SOA的企業(yè)信息系統(tǒng)集成能夠重用企業(yè)的遺留系統(tǒng)，支撐企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的運行，提高效率的同時也節(jié)約了企業(yè)重新開發(fā)系統(tǒng)的成本，而且這種松散耦合的集成方式能夠隨企業(yè)業(yè)務(wù)的改變而靈活適應(yīng)。再次，利于創(chuàng)新，內(nèi)外雙元信息中心可利用維基平臺實現(xiàn)知識共享和創(chuàng)新協(xié)作，這種開源的協(xié)作機制無論是對技術(shù)的創(chuàng)新還是管理的變革都有可能聚集企業(yè)內(nèi)外部的全部智慧與創(chuàng)意，帶來知識管理的革命。最后，支撐開發(fā)能力與探索能力，集成系統(tǒng)與企業(yè)間電子商務(wù)平臺能夠為企業(yè)內(nèi)業(yè)務(wù)的開展與運行提供充分的IT支撐，優(yōu)化流程，提高工作效率與應(yīng)對問題的及時性，保證企業(yè)的開發(fā)能力，同時維基知識平臺為企業(yè)的創(chuàng)新與協(xié)作提供了機會與平臺，平衡了企業(yè)開發(fā)能力與探索能力。（來自互聯(lián)網(wǎng)）