專案管理淺談--軟件專案管理

接觸專案工作也已有數(shù)年的時(shí)間，不過雖然說時(shí)間并不長(zhǎng)，但是遇到的問題并不少。一般來說，專案通常無法在理想的狀況下完成，而常須因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)的因素而對(duì)成本、品質(zhì)或者時(shí)間來進(jìn)行程度不一的妥協(xié)。個(gè)人接觸專案的感覺，覺得影響整個(gè)專案成功最關(guān)鍵的因素在于人，亦即為整個(gè)專案經(jīng)理以及整個(gè)專案團(tuán)隊(duì)。一個(gè)好的專案經(jīng)理懂得如何將風(fēng)險(xiǎn)或傷害減到最低，以及將目標(biāo)之利益放到最大，一個(gè)好的專案團(tuán)隊(duì)，不但可以協(xié)助專案經(jīng)理進(jìn)行各個(gè)階段的品質(zhì)控制與各時(shí)程工作之執(zhí)行，更可以營(yíng)造整個(gè)專案團(tuán)隊(duì)對(duì)專案成功的信心。
發(fā)現(xiàn)普遍失敗的專案都會(huì)存在一個(gè)特質(zhì)，即為專案經(jīng)理并不明白專案經(jīng)理的權(quán)利與義務(wù)。專案經(jīng)理為整個(gè)專案的靈魂，亦為影響整個(gè)專案團(tuán)隊(duì)最重要的人物。好的專案經(jīng)理應(yīng)該懂得授權(quán)與信任，才能使整個(gè)專案團(tuán)隊(duì)獲得最大的彈性與效能，以及將時(shí)間分配在整合及溝通協(xié)調(diào)的部份上。一般專案最常見的情況即為專案經(jīng)理的專權(quán)，亦即所有的業(yè)務(wù)均會(huì)想辦法介入并給予意見。例如在軟件開發(fā)的專案經(jīng)理，甚至于跳下來進(jìn)行程序的撰寫，以及介入程序的測(cè)試，如此之情況不但會(huì)造成專案經(jīng)理的分身乏術(shù)，還會(huì)使其它之專案團(tuán)隊(duì)成員缺乏向心力及信心，因而造成團(tuán)隊(duì)整體效率低落及無向心力，易產(chǎn)生職業(yè)之倦怠感而造成人員流動(dòng)。在收與放之間該如何拿捏，一直是考驗(yàn)著專案經(jīng)理功力的最好試金石。人員的配置也是專案是否可以成功的一個(gè)重要因素。將對(duì)的人放置在對(duì)的位置，說起來簡(jiǎn)單可是執(zhí)行起來卻有個(gè)一定的困難度，或是如何藉由在職的教育訓(xùn)練，而提高個(gè)人的工作效率以及對(duì)產(chǎn)品、產(chǎn)業(yè)的熟悉，更是一個(gè)專案經(jīng)理應(yīng)該注意的事項(xiàng)。
得到了好的團(tuán)隊(duì)成員后，專案經(jīng)理就可以高枕無憂了嗎?這倒也未必！專案初始階段時(shí)的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，對(duì)于之后專案的執(zhí)行有著很大的影響。規(guī)劃及資源的整合為專案經(jīng)理最重要的責(zé)任，專案的規(guī)劃通常只是專案經(jīng)理心中最理想的專案執(zhí)行蹤式，只是事情往往不如預(yù)期，因此專案的規(guī)劃必須是隨時(shí)進(jìn)行查看及更新的，同時(shí)必需隨時(shí)識(shí)別專案可能遭遇到的風(fēng)險(xiǎn)，例如：資源之不足、人員之異動(dòng)、技術(shù)的可能更新…等等，此時(shí)更可以顯示出專案經(jīng)理的功力。風(fēng)顯識(shí)別的判斷通常仰賴的是經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)驗(yàn)的來源通常為自身曾應(yīng)遇到的慘痛歷史，因此此時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別如果可以有公司及其它專案組或是專案管理辦公室的支持即可使專案的風(fēng)險(xiǎn)降至最低。資源的取得與協(xié)調(diào)往往也是另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的開端，包括材料費(fèi)用的漲價(jià)、供應(yīng)商問題或是人員的離職或異動(dòng)。資源的品質(zhì)好壞也是另一個(gè)影響專案成敗的很大因素，往往低劣的品質(zhì)反而會(huì)再造成更多的風(fēng)險(xiǎn)，而已專案在未期階段時(shí)，往往風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生將會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，例如影響整體專案的品質(zhì)或是完成期限…等等。
良好且有程序的測(cè)試，可以確保良好的專案品質(zhì)。測(cè)試的工作往往會(huì)被一般的專案人員視為末節(jié)，即為有空再處理，沒空則草草帶過。軟件專案的開發(fā)不像硬件般的開發(fā)可以有一個(gè)容易識(shí)別量化的良率指針，因此如何維持產(chǎn)品的品質(zhì)亦即更為重要。個(gè)人之作法為在專案設(shè)計(jì)之初，即在專案的規(guī)劃階段時(shí)，除規(guī)劃設(shè)計(jì)整體結(jié)構(gòu)外，亦需同時(shí)思考應(yīng)如何針對(duì)此結(jié)構(gòu)或是產(chǎn)出結(jié)果進(jìn)行單元測(cè)試及整合測(cè)試。因整合測(cè)試之工程往往必需配合其它相關(guān)之功能或流程，故得于規(guī)劃時(shí)一并考量，以避免屆時(shí)無資料可測(cè)試之窘境。關(guān)于測(cè)試的結(jié)果，亦需留存于文字文件記錄，除記錄結(jié)果外，尚需記錄所有之前因及其他相關(guān)之配合情境，以表現(xiàn)測(cè)試時(shí)之忠實(shí)情況。在測(cè)試無誤后，尚需將所得到之結(jié)果與范圍說明書相互確認(rèn)是否符合客戶之需求，以免在專案結(jié)案時(shí)才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品與需求不符之情況。
專案的成功，需要很多的經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)知識(shí)的積累。曾經(jīng)看過一句話「要做出一杯好的咖啡，必需先知道怎樣才算是好的咖啡」。相同的，要做一個(gè)好的專案前，也必需先了解怎樣才算是好的專案。產(chǎn)品的品質(zhì)、預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用、時(shí)程內(nèi)的控制…等等因素缺一不可，更重要的是如何在這些有形的條件限制之下，達(dá)到客戶的最大滿意，我想，這才是整個(gè)專案是否成功的最重要關(guān)鍵了!

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