房地產(chǎn)項目管理軟件
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專案文件淺談--軟件開發(fā)專案
文件之制作對于專案，可以說是不可缺少的一部份。在經(jīng)歷幾個年頭，數(shù)十個專案當中，卻曾有數(shù)個專案是完全無任何的文件存在。也許有人會認為，不存在文件的專案，還算是專案嗎？亦或許這壓根兒只可以稱為一個Process吧！根據(jù)事后的觀察，沒有文件的專案，通常產(chǎn)品壽命都不長久，并且在產(chǎn)品內存在著許多 “黑洞＂，產(chǎn)生許多的羅生門事件。不可了解之部份，且技術及相關經(jīng)驗的移轉也幾乎是等于零。
究竟一個專案要存在那些文件記錄才算完整呢？專案文件的記錄與保存，其實是永遠不嫌多的。專案文件的記錄，亦可分為內部專案及外部專案。所謂的內部專案指的是公司內部因業(yè)務需要所產(chǎn)生的專案，其客戶限定為公司內部之其它人員；外部專案指的是因合同而產(chǎn)生的專案，亦即其客戶為公司外部之人員。關于內部專案的文件，至少應包括：范圍說明書(Project scope statement)、專案規(guī)劃書(Project management plan)、工作分解表(WBS)、人員職務分配表、產(chǎn)品測試報告書等； 而關于外部專案的部份，除了內部專案的該些文件外，尚應包括合同、雙方往返之所有文件或是MAIL記錄。
曾經(jīng)也遇到有人質疑，為何需要文件的保存，文件的制作過程只不過是一個耗費時間的過程而已。文件之留存，即為相關經(jīng)驗之積累，亦即為公司實力的養(yǎng)成。專案的特性之一，即為在有限的時程內，完成客戶所指定的需求或產(chǎn)品。雖然說每個專案內容都是獨一無二的，可是不同的專案間，卻常有不少的相似之處，藉由其它專案之歷史記錄，可以使專案執(zhí)行人員大幅縮減錯誤的摸索過程以及降低風險發(fā)生之機會，以便可以在指定時程及預算內將專案完成。將專案的學習經(jīng)驗(Leason Learned)匯整后，即可建立一 “知識庫＂系統(tǒng)，其它相關人員可藉由此系統(tǒng)預先學習及預防專案可能發(fā)生之問題。在專案的過程當中，歷史信息記錄在許多部份是可以提供預測時的參考數(shù)據(jù)，例如：風險預測、成本預測、人力及工時預測…等等。對于專案的第一線執(zhí)行人員而言，專案文件為專案從起始階段的所有發(fā)展過程，若有人員在專案進行中進出專案組織，良好的文件保存可將技術轉讓過程中的傷害降到最低。
專案文件的編寫并不僅只于專案經(jīng)理一人的工作，而專案經(jīng)理卻需進行整個專案文件品質的控管及匯整、留存等工作。依個人淺見，專案經(jīng)理應為負責專案結構的整體文件，例如：專案規(guī)畫書(Project management plan)(包含時間、成本、品質、人力、溝通、風險等規(guī)劃書)、范圍說明書(Project scope statement)、工作分解表(WBS)、時程進度規(guī)劃(Schedule develop) …等，而其它專案人員責需要負責之文件有訪談記錄、需求確認書、系統(tǒng)規(guī)格書、測試記錄、流程圖、操作手冊、與利害關系人之所有往來書信內容…等。在專案整體執(zhí)行時間，若有已核準之改變(Approved change)或矯正行為(Correct action)時，專案經(jīng)理需即刻對相關文件進行資料之修改，以及相關后續(xù)之監(jiān)控。而專案之執(zhí)行人員，則需詳細記錄其相關之執(zhí)行行為，以做為測試報告、績效評估報告(Performance reports)以及范圍驗證(Scope verfication)之留存文件。與利害關系者之所有意見交流，亦需全部有文件留底，例如會議記錄或是郵件格式留存，以防止日后雙方對已執(zhí)行之事件有爭議而造成不必要的爭執(zhí)，甚至于影響到專案的結案流程。
曾經(jīng)接手過數(shù)個進行中之專案，專案時程已過一半，但是進度嚴重落后，接手原因為原專案經(jīng)理被客戶抱怨且被客戶提出以產(chǎn)品范圍不明確及測試過程有嚴重暇疵為由進行更換。在接手后與客戶及其他專案組員進行訪談后，才發(fā)現(xiàn)原來是因為專案當初在設計時即無詳細之規(guī)劃所致，例如無擬定任何測試計劃及缺乏工作分解結構(WBS)所致，以致于與客戶無法就專案內容之產(chǎn)生結果進行溝通，而造成過份自我中心之情況所致。在了解專案目前所發(fā)生之問題后，接手專案的第一件事，即先與客戶進行訪談，并整理目前專案所實際產(chǎn)生之內容為何，在兩相比對之下，即可了解目前專案執(zhí)行過程中，與客戶實際所需要之產(chǎn)品誤差范圍有多大，以便確定在剩下之時程內是否可完成專案原本之目標，或是需將專案執(zhí)行內容進行些許之調整及修改。接下來會將與客戶間訪談完的落差另外整理為訪談記錄及需求確認書，以便更新目前已存在的WBS及時程表之安排，此時并查看專案規(guī)畫書及范圍說明書是否與訪談完后之內容有所差異。在將雙方的差異進行分析之后，即可大致上確認專案之待處理事項以進行時程之安排。此時尚需注意風險之監(jiān)視及控制，以及評估該些差異對目前已存在之內容是否會造成其它影響，并追蹤風險規(guī)劃書之風險是否有變更或是等級提高。
企業(yè)文化(Enterprise environmental factors)、組織章程(Organizational Process assets)及學習經(jīng)驗(Lessons learned)等資料，都是公司最重要的無形資產(chǎn)積累，且非一朝一夕可以完成。經(jīng)驗的積累，除了可以讓公司減少錯誤的重復出現(xiàn)，也可以減少很多人員的教育訓練成本以及錯誤修復之成本。文件資料的制作雖然費工費時，可是卻為企業(yè)文化不可缺少的一環(huán)以及組織章程不可缺少的規(guī)范。
究竟一個專案要存在那些文件記錄才算完整呢？專案文件的記錄與保存，其實是永遠不嫌多的。專案文件的記錄，亦可分為內部專案及外部專案。所謂的內部專案指的是公司內部因業(yè)務需要所產(chǎn)生的專案，其客戶限定為公司內部之其它人員；外部專案指的是因合同而產(chǎn)生的專案，亦即其客戶為公司外部之人員。關于內部專案的文件，至少應包括：范圍說明書(Project scope statement)、專案規(guī)劃書(Project management plan)、工作分解表(WBS)、人員職務分配表、產(chǎn)品測試報告書等； 而關于外部專案的部份，除了內部專案的該些文件外，尚應包括合同、雙方往返之所有文件或是MAIL記錄。
曾經(jīng)也遇到有人質疑，為何需要文件的保存，文件的制作過程只不過是一個耗費時間的過程而已。文件之留存，即為相關經(jīng)驗之積累，亦即為公司實力的養(yǎng)成。專案的特性之一，即為在有限的時程內，完成客戶所指定的需求或產(chǎn)品。雖然說每個專案內容都是獨一無二的，可是不同的專案間，卻常有不少的相似之處，藉由其它專案之歷史記錄，可以使專案執(zhí)行人員大幅縮減錯誤的摸索過程以及降低風險發(fā)生之機會，以便可以在指定時程及預算內將專案完成。將專案的學習經(jīng)驗(Leason Learned)匯整后，即可建立一 “知識庫＂系統(tǒng)，其它相關人員可藉由此系統(tǒng)預先學習及預防專案可能發(fā)生之問題。在專案的過程當中，歷史信息記錄在許多部份是可以提供預測時的參考數(shù)據(jù)，例如：風險預測、成本預測、人力及工時預測…等等。對于專案的第一線執(zhí)行人員而言，專案文件為專案從起始階段的所有發(fā)展過程，若有人員在專案進行中進出專案組織，良好的文件保存可將技術轉讓過程中的傷害降到最低。
專案文件的編寫并不僅只于專案經(jīng)理一人的工作，而專案經(jīng)理卻需進行整個專案文件品質的控管及匯整、留存等工作。依個人淺見，專案經(jīng)理應為負責專案結構的整體文件，例如：專案規(guī)畫書(Project management plan)(包含時間、成本、品質、人力、溝通、風險等規(guī)劃書)、范圍說明書(Project scope statement)、工作分解表(WBS)、時程進度規(guī)劃(Schedule develop) …等，而其它專案人員責需要負責之文件有訪談記錄、需求確認書、系統(tǒng)規(guī)格書、測試記錄、流程圖、操作手冊、與利害關系人之所有往來書信內容…等。在專案整體執(zhí)行時間，若有已核準之改變(Approved change)或矯正行為(Correct action)時，專案經(jīng)理需即刻對相關文件進行資料之修改，以及相關后續(xù)之監(jiān)控。而專案之執(zhí)行人員，則需詳細記錄其相關之執(zhí)行行為，以做為測試報告、績效評估報告(Performance reports)以及范圍驗證(Scope verfication)之留存文件。與利害關系者之所有意見交流，亦需全部有文件留底，例如會議記錄或是郵件格式留存，以防止日后雙方對已執(zhí)行之事件有爭議而造成不必要的爭執(zhí)，甚至于影響到專案的結案流程。
曾經(jīng)接手過數(shù)個進行中之專案，專案時程已過一半，但是進度嚴重落后，接手原因為原專案經(jīng)理被客戶抱怨且被客戶提出以產(chǎn)品范圍不明確及測試過程有嚴重暇疵為由進行更換。在接手后與客戶及其他專案組員進行訪談后，才發(fā)現(xiàn)原來是因為專案當初在設計時即無詳細之規(guī)劃所致，例如無擬定任何測試計劃及缺乏工作分解結構(WBS)所致，以致于與客戶無法就專案內容之產(chǎn)生結果進行溝通，而造成過份自我中心之情況所致。在了解專案目前所發(fā)生之問題后，接手專案的第一件事，即先與客戶進行訪談，并整理目前專案所實際產(chǎn)生之內容為何，在兩相比對之下，即可了解目前專案執(zhí)行過程中，與客戶實際所需要之產(chǎn)品誤差范圍有多大，以便確定在剩下之時程內是否可完成專案原本之目標，或是需將專案執(zhí)行內容進行些許之調整及修改。接下來會將與客戶間訪談完的落差另外整理為訪談記錄及需求確認書，以便更新目前已存在的WBS及時程表之安排，此時并查看專案規(guī)畫書及范圍說明書是否與訪談完后之內容有所差異。在將雙方的差異進行分析之后，即可大致上確認專案之待處理事項以進行時程之安排。此時尚需注意風險之監(jiān)視及控制，以及評估該些差異對目前已存在之內容是否會造成其它影響，并追蹤風險規(guī)劃書之風險是否有變更或是等級提高。
企業(yè)文化(Enterprise environmental factors)、組織章程(Organizational Process assets)及學習經(jīng)驗(Lessons learned)等資料，都是公司最重要的無形資產(chǎn)積累，且非一朝一夕可以完成。經(jīng)驗的積累，除了可以讓公司減少錯誤的重復出現(xiàn)，也可以減少很多人員的教育訓練成本以及錯誤修復之成本。文件資料的制作雖然費工費時，可是卻為企業(yè)文化不可缺少的一環(huán)以及組織章程不可缺少的規(guī)范。