泛普OA辦公自動化系統(tǒng)是客戶信息化的一個上層平臺

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泛普軟件隆重推出了2010版本，全新的界面，和即時消息的集成，最新的四大中心功能：項目管理、人力資源、財務管理、客戶關系管理，優(yōu)化的流程引擎：支持流程環(huán)節(jié)的跳轉(zhuǎn)、隨時發(fā)起流程外人員的傳閱功能、圖形化的流程審批過程追蹤，全新的權限管理和首頁，充分體現(xiàn)了泛普軟件一貫堅持的領先一步，回饋客戶的理念。此版本從功能、頁面展現(xiàn)和性能上都有著很大的改善和提高，特別是頁面風格方面的全面更新:

頁面：首頁布局簡潔和人性化、操作使用“傻瓜”化，頁面中增加了日歷（重要事宜提醒功能），便簽功能，以及所有代辦在頁面顯示，便于第一時間處理代辦事宜。

1.    功能：從功能上面每個功能模塊都從高端全面的管理理念和規(guī)范流程出發(fā)，結(jié)合用戶實際應用需要優(yōu)化，對客戶關系管理、項目管理、財務管理和人力資源模塊全面的整合，構建了一個完整的信息化辦公平臺。增加了即時消息和視頻會功能：白板、視頻會議、多人語音、在線問卷調(diào)查、幻燈片播放等功能。完善了企業(yè)郵件服務器的功能，實現(xiàn)企業(yè)郵件對內(nèi)/外收發(fā)，搭建企業(yè)自身的郵件服務功能，擺脫企業(yè)郵箱托管用戶數(shù)和郵箱大小受限制的煩惱，免除用戶每年付出租賃托管的費用。

2.    泛普軟件采用的即時消息、郵件系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)都是同一平臺產(chǎn)品，因此三者權限和組織結(jié)構都相同，統(tǒng)一權限和用戶管理，避免了客戶重復登錄多系統(tǒng)維護多套用戶密碼的操作。

3.    技術特點：優(yōu)化了圖形化工作流，采用自定義圖形化流程和圖形化流程跟蹤，清晰的標識文檔流轉(zhuǎn)的過程和所處環(huán)節(jié)；支持流程任意環(huán)節(jié)的跳轉(zhuǎn)；隨時可以發(fā)起流程外人員的傳閱；自定義表單和菜單功能，用戶可以在前臺進行系統(tǒng)維護，包括全新的權限控制功能。
 

最新推出四大標準模塊：

財務管理模塊：

財務管理模塊主要對公司每月的財務預算收入支出申請，每月實際收支出進行規(guī)范流程化，最后以圖形化形式來對比出之間的差異，幫助領導一目了然地看出每月收支出和預算收支出的金額，以及每月預算與實際之間的比較。

通過財務預算對企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位的各種財務及非財務資源進行分配、考核、控制，以便有效地組織 和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，在預測和決策的基礎上，圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標，對一定時期內(nèi)企業(yè)資金做出具體安排，完成既定的經(jīng)營目標。

人力資源模塊：

人事管理包括了人事檔案，人員變動，考勤與加班，招聘管理四大模塊，在人事檔案中又包括了對員工信息，職稱評定，部門設置，獎懲記錄等信息的錄入，以及對培訓記錄，勞動合同，考核記錄的流程化跟蹤。在人事變動中包括了人員調(diào)動（對人員調(diào)換的哪個部門的申請及審批，跟蹤），職務調(diào)整，離職登記的流程化跟蹤。在考勤與加班中包括了出差記錄和加班記錄的流程化跟蹤和考勤信息的信息錄入。招聘管理中包括了應聘人員的錄入和招聘職位。

客戶關系模塊：

客戶關系模塊的具體功能包括客戶銷售、客戶服務?？蛻艋卦L。經(jīng)理工作。財務工作和銷售分析等。以客戶為中心，以任務為目標，通過對銷售人員的工作進行合理的安排，對員工的工作行為的監(jiān)督和分析，對客戶跟蹤情況的分析和把握，有效提高銷售人員的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)客戶資源的最優(yōu)化配置，在有效提升客戶應用價值的同時，為企業(yè)創(chuàng)造最大的機制和利潤。解決企業(yè)在營銷管理中遇到的問題。解決企業(yè)對營銷方面工作的掌控和管理，提升領導的管理能力，讓管理更有效，更輕松；提高銷售人員的工作效率和業(yè)績；避免客戶流失，保護并善于利用企業(yè)客戶資源；增強企業(yè)決策分析能力。

作用：

為企業(yè)的業(yè)務評估與正確決策提供了依據(jù)； 銷售部門團隊合作，協(xié)同作戰(zhàn)，提高簽約率； 規(guī)范銷售管理流程，使銷售工作有章可循； 掌控銷售團隊的工作和實時的業(yè)務情況； 對員工的工作進行分析，并給予即時的指導； 提高企業(yè)對客戶的響應速度，提升客戶滿意度； 整合公司客戶資源，避免員工帶走客戶

項目管理模塊：

1.此項目管理模塊共分為五個部分，即主要部門項目建設及四個附屬部分采購管理、合同管理、招標管理和付款管理。

2.項目建設可新建項目及任務，并為項目生成相應的甘特圖，方便查看項目規(guī)劃和實施情況。因為項目的復雜性，項目建設中的任務辦理可進行靈活的審批流程。項目任務申請及審批過程中可以看見此項目的相應其他任務的采購、合同、招標和付款的信息。

3.方便的項目細節(jié)查詢。項目細節(jié)查詢時，既可以查詢相應信息的客觀數(shù)據(jù)，也可以通過下面的樹形圖直觀的看到項目的情況。

4.采購管理、合同管理、招標管理和付款管理實現(xiàn)高內(nèi)聚低耦合，每個功能看似獨立，又可以關聯(lián)到項目建設。每個功能的使用和實現(xiàn)都可以關聯(lián)到項目建設的具體某個任務，同時審批通過的采購、合同、招標和付款又都可以展現(xiàn)到項目建設中的任務辦理。

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　　泛普OA辦公自動化系統(tǒng)是客戶信息化的一個上層平臺,決策的一個信息中心，對外聯(lián)系的一個窗口，對內(nèi)信息溝通的一個橋梁。是集多種專業(yè)管理系統(tǒng)、通用辦公系統(tǒng)、Internet應用等多方面的合理整合。它不僅規(guī)范和完善企業(yè)管理部門內(nèi)部的業(yè)務流程、操作模式、管理模式，而且利用Internet的覆蓋能力，實現(xiàn)了對用戶和合作伙伴電子化的信息發(fā)布、申請和處理以及與各相關部門的電子處理系統(tǒng)相聯(lián)接，構成信息化的虛擬機構。采用開放的系統(tǒng)平臺和開發(fā)平臺，合理設計，對不同的應用環(huán)境和應用需求都具有良好的可擴充性和適應能力。允許用戶自定工作流程及定制公文的格式，能對流程實施實時的監(jiān)控。充分發(fā)揮集成的能力和技術，運用DECS、LEI與關系數(shù)據(jù)庫進行連接，實現(xiàn)與現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的集成。實現(xiàn)了三級體系結(jié)構，通過Web應用與IT應用的有機整合，具體化了e-Enterprise的概念。功能完備，使決策者可以全面、整體地把握部門狀態(tài)和趨勢，成為一個完整的辦公決策支持系統(tǒng)解決方案。

泛普OA的實施目標

幫客戶建立如下的平臺和功能：

（一）建立內(nèi)部的通信平臺

建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

（二）建立信息發(fā)布的平臺

在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企、事業(yè)或機關內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

（三）實現(xiàn)工作流程的自動化

我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

（四）實現(xiàn)文檔管理的自動化

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。

（五）輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

（六）信息集成

我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)，企、事業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

（七）實現(xiàn)分布辦公

這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

泛普OA辦公自動化系統(tǒng)以文檔一體化管理為核心主要包括：

具體功能介紹

公文管理：收文管理、發(fā)文管理、日常文檔、信息發(fā)布審批

會議管理：會議準備、會議通知、會議安排、會議紀要

檔案管理：收文檔案、發(fā)文檔案、財會檔案、資料檔案、科技檔案

公共信息：天氣預報、電子日歷、法律法規(guī)、區(qū)號郵編、常用電話、列車時刻表、組織機構

綜合辦公：車輛管理、考勤管理、人事管理、設備管理、大事記、今日工作、大事記、圖書管理

職能部門管理模塊：客戶關系管理、財務預算、報銷、費用審批管理、項目管理、人力資源、采購及供應商管理

系統(tǒng)門戶：信息發(fā)布和整合

即時消息和視頻會議：實時溝通和在線

郵件服務器：企業(yè)郵局

領導查詢：企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整合查詢

數(shù)據(jù)倉庫：包括財務管理、計劃統(tǒng)計、生產(chǎn)信息管理等信息的綜合分析、領導查詢

個人事物：日程安排、電子郵件、個人通訊錄、提示管理

系統(tǒng)管理：人員管理、功能權限分配

1.知識管理模塊介紹

此模塊主要對個人資料進行規(guī)范管理，用戶可自定義維護類別：包括文件夾名稱、文件名稱和上傳文件。

    企業(yè)可以將WORD、EXCL、音頻/視頻等文件進行上傳后，規(guī)范放置，供企業(yè)員工進行瀏覽或下載，避免員工因上網(wǎng)查資料而耽誤很多工作時間。

2.信息發(fā)布功能介紹

新聞中心模塊，主要對企業(yè)可公開的內(nèi)部信息進行發(fā)布，給予所有員工一個發(fā)布信息的平臺。此模塊可有用戶自己定義菜單，各個部門只能對自己部門信息具有發(fā)布權限。

在此表單中創(chuàng)建信息的標題和內(nèi)容，可上傳圖片和發(fā)布內(nèi)容，以及附件的上傳，圖片可發(fā)布到首頁的動態(tài)圖片欄目中。

信息創(chuàng)建后，發(fā)布地點在首頁面中間部分，右上角是動態(tài)圖片的發(fā)布位置，便于用戶對信息的瀏覽和閱讀。

泛普公司對信息發(fā)布模塊還做了公告發(fā)布模塊。公告管理：具有權限的人員可在公告板中進行公告發(fā)布，所有接收人員登陸后均可在系統(tǒng)桌面看到當日所發(fā)布的公告標題，發(fā)布人可對自己發(fā)布的公告進行維護。發(fā)布公告時可以指定可以查看的對象（按部門或人員）。還可以利用公告板進行各種信息交流。閱讀人員可通過活動日志隨時了解到當前公告的閱讀情況、已讀人員和未讀人員。

3.個人辦公功能介紹

個人辦公系統(tǒng)主要包含我們個人日常辦公中所需的一些辦公工具，主要有郵件管理、計劃總結(jié)、日程安排、名片夾通訊錄、手機短信等

（1）郵件管理

打開用戶的個人郵箱，用戶可以收發(fā)Notes郵件或其它種類的郵件，包括互聯(lián)網(wǎng)郵件。用戶可對郵件進行簽名、加密發(fā)送，并可定義具有回執(zhí)的郵件。Notes提供的郵件系統(tǒng)是世界上領先的電子郵件系統(tǒng)，其安全性可靠性得到了國際多家權威機構的認證。以郵件系統(tǒng)和文檔型數(shù)據(jù)庫為標志的Domino/Notes平臺是業(yè)界最先進的跨操作系統(tǒng)的通信平臺。（2）計劃總結(jié)

包括新建計劃（總結(jié)）、待批計劃（總結(jié)）、已批計劃（總結(jié)）和計劃（總結(jié)）模板，具有權限的人員可通過建立計劃總結(jié)，將個人/部門的工作計劃安排或工作總結(jié)報告提交給主管領導，審批人可按照所有計劃/總結(jié)的緊急程度進行排序?qū)徟?/p>

（3）日程安排

1  備忘錄：提供給用戶時間與工作的緊密結(jié)合的工作臺，用戶可以充分的安排工作時間表，把各項工作與時間緊密聯(lián)系起來，同時可設置鬧鈴，系統(tǒng)在您設置的提示到期時，自動以郵件方式或提示鈴聲進行提醒。

2  更改口令：個人用戶可修改個人登陸密碼

3  工作提示：可設定工作提示窗口的顯示內(nèi)容

（4）名片夾通訊錄

1名片夾：提供給用戶個人聯(lián)系的友好平臺接口，用戶可登記聯(lián)系人的信息，方便快捷地進行查詢。并可將工作中經(jīng)常聯(lián)系的人員進行分組，增加多人聯(lián)系的方便性。

2通訊錄：企業(yè)內(nèi)部的通訊簿，具有權限的人員可將企業(yè)內(nèi)部的部門名稱、電話、負責人進行登記，方便使用人員查看。

手機短信

除在公文管理等模塊集成了手機短信功提醒能外，系統(tǒng)同時支持短信群發(fā)功能，接收人員可將回復內(nèi)容發(fā)送到系統(tǒng)內(nèi)部，以便查閱。

 4.溝通交流系統(tǒng)介紹

目前泛普公司即時消息系統(tǒng)有：RTX和Sametime兩種。

RTX：簡稱企業(yè)版QQ，是一個很好的信息交流軟件，功能：語音、視頻、文件上傳、手機短信等等。泛普公司已經(jīng)將RTX很好地集成到系統(tǒng)模塊中，每次審批提交都會通過RTX提醒的方式，讓審批人第一時間審批待處理的文件。

SAMETIME，是IBM系列的產(chǎn)品，IBM產(chǎn)品系列已經(jīng)對用戶的需求考慮的很全面，其功能包括：語音、視頻會議（多人、）、白板、問卷調(diào)查，強大的會議視頻功能，已受到很多用戶的認可。

泛普公司已經(jīng)將SAMETIME很好地集成到系統(tǒng)模塊中，每次審批提交都會通過RTX提醒的方式，讓審批人第一時間審批待處理的文件。

5.綜合管理功能介紹

（1）車輛管理

車輛管理包括車輛用油、駕駛員檔案、借車單、車輛維護、車輛登記表、駕駛?cè)眨ㄔ拢﹫蟊?、維修保養(yǎng)、違規(guī)記錄。

        車輛用油：可以設置IC卡的使用信息、查看IC卡續(xù)費情況。

        駕駛員檔案：新建、查看司機的基本信息。

        車輛維護：由管理員維護車牌號碼、車型列表、維修項目、保養(yǎng)項目、準駕車型的信息。

        借車單：申請、審批、查看借車單。

        車輛登記表：設置、查看所有車輛、已出車輛、未出車輛。

        駕駛?cè)眨ㄔ拢﹫蟊恚捍颂幜谐龅氖擒囕v的駕駛?cè)眨ㄔ拢﹫蟊?，也可以在此出新建駕駛?cè)眨ㄔ拢﹫蟊恚ㄜ囕v調(diào)度）。

        維修保養(yǎng)：新建、瀏覽、查詢維修，保養(yǎng)單。

        違規(guī)記錄：新建、瀏覽司機違規(guī)記錄。

（2）考勤管理

泛普軟件考勤管理模塊集成北京漓之龍科貿(mào)有限公司打卡系統(tǒng)，形成了一個頂級的考勤打卡、拍照和指紋識別，以及請假申請為一體化的解決方案。

考勤管理具體功能如下：

1. 人員檔案管理：添加人員檔案可單獨對指定部門添加人員，如果人員較多可成批添加人員檔案，如果有新生部門，系統(tǒng)自動創(chuàng)建新部門并包含人員檔案。對部門分支結(jié)構可執(zhí)行拖移式調(diào)整分支。

2、時間段定義：自定義上/下班的時間段，及考勤刷卡有效時間，針對上/下班考勤的不同要求可對時段進行詳細設置。

3、考勤排班：臺歷式日期錄入，考勤排班直觀方便，可根據(jù)集團、分支機構或單個人員進行排班。不管是有規(guī)律還是無規(guī)律、固定班都可以分配給對應的人員及分支機構。

4、異?？记阡浫耄嚎墒止や浫胪獬?、請假的天數(shù)、時間及原因，如有特殊情況漏打卡可執(zhí)行補出勤。

5、調(diào)班替班：可與指定人員進行調(diào)班、替班。

6、加班審核：可對人員的加班記錄進行審核后統(tǒng)計為加班，若未審核加班記錄則不統(tǒng)計為加班。

7、遲到早退未刷卡：可統(tǒng)計出遲到早退曠工人員的遲到早退的時間，未刷卡的時間段及以明細。

8、方便的查詢功能：針對不同情況可查詢各種所需要的記錄，可按日期、部門、人員進行查詢，如：原始記錄、考勤記錄、異?？记阡浫耄ㄕ埣偻獬龅惹闆r）、遲到早退未刷卡、調(diào)班記錄等。

9、操作人員簽名：在每筆操作記錄的后面有一個簽名欄，在此可以看到執(zhí)行操作的分支機構管理員的簽名。

10. 強大報表功能：報表將會統(tǒng)計出不同情況。如個人/部門匯總表、非正常明細/匯總，個人出勤班次匯總/明細、員工花名冊、請假外出等導常情況的統(tǒng)計，符號報表可顯示出人員的所有明細（如：遲到、早退、加班、請假明細、外出明細、出勤明細等等）以符號的形式顯示，其符號可自行設置。

（3）資產(chǎn)管理

對于企、事業(yè)的各種固定資產(chǎn)、設備、房產(chǎn)等財產(chǎn)的管理系統(tǒng)。固定資產(chǎn)等財產(chǎn)是企、事業(yè)日常管理非常重要的一部分，完善的財產(chǎn)管理可以從很大程度上減少財產(chǎn)的損失、浪費，提高使用效率，延長使用壽命。非常直接的節(jié)約成本。本系統(tǒng)對財產(chǎn)的目錄、登記、增加、減損、報廢、請購、領用、請修、保管等數(shù)據(jù)非常細致的管理起來。

        固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫 財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫詳細的記錄了每件財產(chǎn)從申請購入的一刻起到最后報廢的全過程的數(shù)據(jù)。比如：申請購買人、品牌、參數(shù)、價格、性能、供貨商、折舊、領用情況、維修情況、現(xiàn)在狀態(tài)等非常詳細的數(shù)據(jù)，確保每次與財產(chǎn)相關發(fā)生的變化均記錄在庫，有據(jù)可查。

        資產(chǎn)請購管理 通過財產(chǎn)請購管理流程確保購買財產(chǎn)的理由是充分的，是經(jīng)過層層審批之后確定有必要購買的。

        資產(chǎn)采購流程 嚴格的采購流程保證采購渠道的正當，價格的透明、產(chǎn)品品質(zhì)的保證，采購人的每次采購進行行為都清晰地記錄在庫，而且每次都有必要進行認真的價格比較，這樣從流程和電子化兩方面保證采購的正常進行。

        資產(chǎn)入庫管理 以入庫流程和財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫為基礎，實現(xiàn)財產(chǎn)入庫，數(shù)據(jù)同時入庫。

        資產(chǎn)的領用管理 詳細的紀錄每次領用人、財產(chǎn)狀況、參數(shù)等。確保財產(chǎn)出庫之后有專門的領用人保管、領用發(fā)生后，自動入財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫紀錄。

        資產(chǎn)出庫管理 對于出庫財產(chǎn)，詳細的紀錄了出庫原因、時間、負責人、入庫時間等數(shù)據(jù)，確保出庫的準確紀錄。

        資產(chǎn)移交處理 對于移交轉(zhuǎn)移保管人或者使用人的財產(chǎn)，如果不方便重新辦理入庫，也可以直接辦理財產(chǎn)移交管理。對于每次次財產(chǎn)移交管理，同時要對財產(chǎn)進行詳細認真的檢查和狀態(tài)的記錄。移交人和接受人都要認真填寫移交單并記錄當時財產(chǎn)的實際狀況。

       資產(chǎn)維修管理 對于財產(chǎn)需要維修的事務進行管理，詳細記錄每一件財產(chǎn)的維修歷史，所發(fā)生的費用，維修后的狀況等。

       資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計功能 提供對財產(chǎn)數(shù)據(jù)的各種復雜的統(tǒng)計功能，并可生成各種圖表，對管理層的決策支持有很大的幫助。

（4）辦公用品

分為領用人維護，出庫記錄，入庫維護和統(tǒng)計查詢。

       領用人維護：具有辦公物品管理權限的人可以進行領用人維護，進入后列出領用人的一些簡單的信息，如：姓名，員工編號，性別，頭銜，所屬部門等等。這里可以新建領用人，也可以查詢領用人。普通人員部具有查看權。

        出庫紀錄：具有辦公物品管理權限的人可以查看出庫紀錄。此處是查看出庫紀錄和出庫紀錄填寫的地方。出庫單填寫時會自動的將出庫單號加一，同時紀錄當前的時間，可以選擇庫存中已經(jīng)紀錄的物品。

        入庫維護：具有辦公物品管理權限的人可以查看入庫維護。此處是查看入庫紀錄和入庫紀錄填寫的地方。入庫單填寫時會自動的將入庫單號加一，同時紀錄當前的時間。

       統(tǒng)計查詢：具有辦公物品管理權的人進入后，可以對某個領用人在一段時間內(nèi)的另用情況進行查詢，也可以對某種物品在一段時間內(nèi)的具體被領用的情況進行查詢，還可以對庫存中全部或單項進行統(tǒng)計查詢。普通人員進入后，可以查詢當前領用人在一段時間內(nèi)的領用情況，也可以查詢單項物品在庫存中的情況。

（5）用印管理

在此模塊中，需要使用印章者向領導提交印章使用申請，填寫印章使用原因，待領導同意后，需要使用印章者便到印章管理處蓋章。

模塊支持：外出用印和現(xiàn)場用印兩個流程。

用戶可以根據(jù)關鍵字查看印章申請記錄，系統(tǒng)支持模糊查詢。

（6）檔案管理

主要管理本辦公系統(tǒng)內(nèi)文件的保存和文件的借閱。一般企、事業(yè)因工事繁多并因長時間積攢，導致文件、文檔和資料較多。進行手工管理，對大量的文檔、資料進行查找、調(diào)閱人工費時費力并不能及時準確查找文件。泛普辦公自動化檔案管理模塊對企、事業(yè)的所有文檔、資料進行系統(tǒng)、科學的分類放置，檔案管理員只需一人就可以完成同時間的大量查詢、調(diào)閱工作，不會感到繁瑣和吃力。檔案管理模塊提供的文件查詢分全文檢索和條件查詢，可使用戶很方便迅速的查找文檔、資料。檔案管理模塊的借閱管理，要借閱文件的人員直接填寫借閱申請單，檔案管理員查看完詳細情況，直接單擊同意即可。一份檔案可以同時借給多個人閱讀。檔案管理員有權隨時收回文檔。

       案卷定義:按照檔案管理規(guī)則進行規(guī)范的案卷定義，為后來的文檔分卷、立卷及拆封做準備。文檔分卷:對數(shù)據(jù)庫中大量的原始文件資料進行檔案目錄的編制，規(guī)范其名稱和編號，作為檔案封卷的前奏。

       檔案拆卷、封卷及注銷:檔案管理員根據(jù)需要對已分好卷的文檔進行封卷、拆卷及注銷，嚴格遵循檔案管理的規(guī)則。

       檔案的查詢和借閱：具有查詢權限的人員可對數(shù)據(jù)庫中的檔案進行分類統(tǒng)計和按關鍵字快速查詢；若要借閱檔案，先由借閱人向檔案管理員申請借閱某一類別或某一特定編號的檔案，得到管理員的批準后方可借閱。管理員可以指定其借閱資料的閱讀范圍和歸還期限，當歸還條件成立時，借閱者無權繼續(xù)閱讀，需辦理續(xù)借手續(xù)方可繼續(xù)借閱。

（7）會議管理

會議管理使用戶擺脫了實際組織中各種會議活動安排的繁瑣過程，只需簡單地起草一份會議安排，系統(tǒng)便以電子郵件的方式快捷、安全地將會議通知傳達給會議主持人和各與會人員。并能隨時查看到會議安排的回執(zhí)情況，以便及時通知，統(tǒng)籌安排。

        會議安排：會議組織者先起草一份會議安排通知。會議安排通知中指定好會議的時間、地點、主持人及邀請人和列席者，并指定好會議紀要的建立人。提交后系統(tǒng)會把通知以郵件方式發(fā)送給有關人員。

        會議回執(zhí)：有關人員接到通知后進行反饋，同意參加者只需按下同意按鈕，系統(tǒng)便會替其向會議組織人發(fā)送一份回執(zhí)；不同意者需填寫缺席原因和對召開會議的建議，系統(tǒng)也自動回執(zhí)給會議組織人。

        查看回執(zhí)和取消會議：會議組織人只需按下查看回執(zhí)按鈕，便可對所有會議回執(zhí)情況一目了然。當然在會議舉行之前組織人還可取消這次會議，填寫取消原因后，系統(tǒng)便會通知所有相關人員關于這次會議取消及取消原因的消息。

        會議紀要：被指定的會議紀要建立人在會后可為會議建立會議紀要，并可將會議紀要提交給檔案管理人員歸檔。

（8）采購管理

采購管理系統(tǒng)可幫助集團采購人員完成采購物料，從采購計劃的制訂、采購申請、采購詢價、采購訂單、訂單跟蹤等采購業(yè)務的全部過程，每一業(yè)務都能有效控制。

采購人員在向供應商發(fā)出采購令前不必像以前那樣，繁瑣地填寫大量的各種表格，只需審查系統(tǒng)所產(chǎn)生的每一期間內(nèi)的采購計劃即可。如遇生產(chǎn)計劃變更，采購計劃相應變化。采購人員因有了及時準確的計劃信息，他們可從煩瑣的事務作業(yè)中解脫出來，用更多的時間和精力來進行價值分析，選項擇貨源和開發(fā)更多的合格供應商。有效地監(jiān)控采購計劃的實施及采購成本的變動情況，幫助采購人員選擇最佳的供應，確保采購工作高質(zhì)量、高效率、低成本地執(zhí)行，使安泰公司處于最佳的供貨關態(tài)。

主要流程：

（1）.采購計劃、采購申請 ——總經(jīng)理審批，（內(nèi)容：a產(chǎn)品、程序、過程和設備的批準要求 b人員資格的要求 c質(zhì)量管理體系的要求）。

（2）.采購部門詢價采購訂單、合同——部門經(jīng)理審批、財務部門審核（價格審核）。

  （3）.貨到驗收（供方現(xiàn)場驗收；進貨驗收。）入庫（收料單或入庫單）發(fā)票單據(jù)齊全 ——采購部門經(jīng)理 審核 財務經(jīng)理 審核 總經(jīng)理 審批（出納 支付 供應商）。

（4）.采購項目的查詢功能。

（9）合同管理

主要介紹集團管理結(jié)構和股東的基本信息,對企業(yè)不同類型合同進行規(guī)范放置,達到方便快捷地查找所需的合同。如需要領導審批流程，我們可以進行修改。

主要內(nèi)容：

（1）公司基本信息的存放.

（2）公司領導機構信息的存放.

（3）公司合同的存放.

（4）合同申請審批流程。

（5）公司合同的查詢.

（6）合同歸檔

（10）出差管理

主要對集團員工的出差申請和出差的差旅費申請進行規(guī)范管理。

員工出差需要填寫出差申請表，提交給負責人進行審批，審批通過后，給予出差。再由申請人進行差旅費的申請：申請人→領導審批（同意）→財務部門（發(fā)放差旅費）→申請人（流程結(jié)束）。

包括出差申請查詢和差旅費查詢。

6.財務管理功能介紹

財務管理模塊主要對公司每月的財務預算申請，每月實際支出進行規(guī)范流程化，最后以圖形化形式來對比出之間的差異，幫助領導一目了然地看出每月支出和預算的金額。

預算上報申請：填寫好表單內(nèi)容后，提交給領導審批。以圖形化方式來查看每月預算情況：從中看出12個月中預算金額的差別，便于領導做出決策。申請人在每月中對領取金額進行申請，申請通過后，系統(tǒng)會自動進行記錄，以便查詢。實際支出情況記錄表：表單中申請人可填寫支出金額，支出項目等。主要是對每月預算情況進行查詢，便于領導在很短時間內(nèi)查出每月預算情況。要是對每月實際支出情況進行查詢，便于領導在很短時間內(nèi)查出每月實際支出金額情況。

7.人力資源功能介紹

此模塊方便企、事業(yè)單位人事部門對于職員信息的管理?？稍谙到y(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)對新員工錄用的審批，在職員工的信息錄入登記，離職、辭職、辭退、退休人員的基本資料的查看與查詢等操作。

人員招聘計劃：人員招聘計劃書的申請、審批、查詢功能。

人員招聘管理：應聘人員的登記、審批功能。

員工信息管理：登記、查詢員工的詳細信息的功能。

員工合同管理：登記、查詢員工合同的詳細信息的功能。

新員工考核管理：新員工實習的登記、審批的功能。

員工培訓管理：登記、查詢員工培訓的詳細信息的功能。

繼續(xù)教育申請：登記、審批、查詢員工繼續(xù)教育的信息的功能。

出國申請：登記、審批、查詢員工出國的信息的功能。

資格認證管理：登記、審批、查詢員工資格認證的信息的功能。

人員調(diào)離：登記、審批、查詢?nèi)藛T調(diào)離的信息的功能。

人員轉(zhuǎn)崗：登記、審批、查詢?nèi)藛T轉(zhuǎn)崗的信息的功能。

8.客戶關系功能介紹

（1）.有效組織企業(yè)的銷售分支機構，支持企業(yè)的遠程銷售力量

每個授權用戶可以通過Internet或企業(yè)局域網(wǎng)得到并更新，增加客戶信息。即使用戶遠離辦公室，有關客戶的資料，銷售方案報告、報價或者需求也能被存儲和找到。使整個公司的銷售體系在同一個平臺運轉(zhuǎn)。

（2）.共享與客戶有關的信息

同樣的安全權限層次可以得到相同的信息。所有信息在部門之間被共享，銷售部門可以知道支持部門的下一步行動，反之亦然。

（3）.自動匯報每一個銷售人員的銷售動作

作為銷售經(jīng)理，可以自動查看到每一天，每一個星期，每一個月的每一位銷售人員的銷售動作。每一個客戶被得到服務的記錄。

（4）.提升潛在客戶的管理

客戶關系管理自動報告潛在客戶的狀況，通過局域網(wǎng)和Internet站點，企業(yè)可以作出銷售前景預測。

（5）.提升客戶管理

企業(yè)的客戶、需求、聯(lián)系人、任務和財務信息都將可以顯示在同一個屏幕之中。消費者的問題將在需求工作流向?qū)У闹敢拢鞔_的標明職責并確保合適的行動。用戶可以跟蹤任務或者將任務和需求分配給其他人。強大的瀏覽功能可以使得用戶跟蹤這些請求的狀態(tài)。此外當用戶休假的時候，還可以將已經(jīng)分配好的任務委托給其他人。

（6）.確?？蛻糍Y料的完整無缺能夠訪問系統(tǒng)并不意味著可以訪問系統(tǒng)的所有信息。通過客戶和信息的角色和安全控制，企業(yè)可以決定客戶可以訪問哪些信息。每一次的修改都將被記錄下來，沒有人可以匿名操作。

9.項目管理功能介紹

集團項目運行時，項目主管對項目的整個運行都要有著實時的控制，因為集團在項目開始和運行時，對生產(chǎn)、設計等都要了解它的進度，這里為了良好的對整個項目得到良好的控制，我們主要開發(fā)思想是：

1.    項目的存放

集團業(yè)務壯大，業(yè)務也隨之增多，對于所有項目的合理化放置較為重要。對項目的分類必須明確。

2.    項目的實施控制

項目在實施過程中，一個好的項目經(jīng)理必須對項目的初期、中期和后期的控制尤為重要，項目的實施計劃和實際完成比例以圖形化展示，這樣易于看出項目的進展情況，同時可以提交給領導勘察，便于領導對項目主管完成項目的信任度。

3.    項目的存檔規(guī)范

項目結(jié)束后，可以歸檔或者提交給領導，歸檔后的項目今后公司人員可以借閱學習和總結(jié)；提交給領導的項目，領導可以審批，給出意見和對你完成情況的審批。

10.數(shù)據(jù)集成功能介紹

此模塊主要對OA系統(tǒng)連接其他系統(tǒng)，從其他系統(tǒng)中調(diào)用數(shù)據(jù)，來完成本系統(tǒng)中需要處理的事宜。

如財務系統(tǒng)，我們可以對財務系統(tǒng)中每月的實際支出數(shù)據(jù)進行提取，只要財務系統(tǒng)給予OA系統(tǒng)一個接口，那么數(shù)據(jù)傳遞就很簡單，我們將財務中每月支出的金額調(diào)用到財務實際支出記錄表中，每項都對應財務系統(tǒng)中每個數(shù)據(jù)項。

11.領導監(jiān)督及考勤功能介紹

（1）工作任務介紹

1.    幫助領導監(jiān)控到公司員工每一天、每一個人所做的事情。

工作任務模塊菜單介紹：

待批任務菜單：起草人在待批菜單中進行任務上班內(nèi)容填寫。

              審批人在此菜單中對任務進行審批。

              審批未通過的任務存放在此菜單中，待進一步處理。

已批任務：已經(jīng)通過的任務存放在此菜單中。

按本部門查看：可以查看當前登入人部門任務情況。

按部門查看：此菜單主要給領導層使用，領導在此菜單中可以查看到各個部門的任務情況。

填寫表單內(nèi)容：任務名稱、完成時間、任務進展情況、完成百分比、并簽名。

如果此任務是一個周期性項目，用戶每天填寫好任務進展情況后，點擊“存稿”按鈕，領導可以看到此人每天對這個任務所做的事宜。如下圖，領導在“按部門查看”菜單中，可以查看到監(jiān)察中心第19周的任務情況。下圖中的任務狀態(tài)：任務的完成狀態(tài)可顯示為：通過、不通過和已延期。這里已延期是由系統(tǒng)根據(jù)任務完成時間進行控制。.可以在每個任務辦理中，對每一天所辦理的程度用百分比的形式表示出來，從而系統(tǒng)有一個報警功能，告知領導層和辦理人已經(jīng)快不能按時完成任務。每件事務，在申請人和審批人中，可以無限制地進行提交和打回。如：一個報告提交申請，領導審批不通過后，可以退回給申請人，如再次提交，還是不通過，領導可再次打回，直到通過為止。任務的完成狀態(tài)可顯示為：通過、不通過和已延期。這里已延期是由系統(tǒng)根據(jù)任務完成時間進行控制。同時我們也做了取回功能，如果發(fā)現(xiàn)任務提交以后附件未上傳或者需要修改一下，這時我們點擊取回按鈕，方可將任務取回。

（2）工作任務與績效考核集成介紹

該功能可以在任何時間段內(nèi)，統(tǒng)計出每個人所參加的任務的得分情況，最終實現(xiàn)任務與考核掛鉤。

把工作任務進行分類，該類別可以根據(jù)公司或單位進行任意定義或維護。各個類別下可以創(chuàng)建相應的崗位，不同的類別下可以有相同的崗位。（崗位也可以根據(jù)貴公司或單位進行任意定義或維護。）即：考核分數(shù)與崗位進行掛鉤。