實現(xiàn)福州OA系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理有效結(jié)合的建議

來源：泛普軟件

一、固定資產(chǎn)管理功能在福州OA系統(tǒng)中的體現(xiàn)

福州OA系統(tǒng)是站在整個企業(yè)的角度來考慮企業(yè)應該如何管理、業(yè)務流程應當如何優(yōu)化等問題的一套以生產(chǎn)、計劃、物流為核心的集成性的管理信息系統(tǒng)。是企業(yè)核心的經(jīng)營管理系統(tǒng)，是企業(yè)主要經(jīng)營業(yè)務集成的信息平臺。在這個平臺下，固定資產(chǎn)管理只是其中一個分支模塊。通過實施福州OA系統(tǒng)，借助福州OA強大的系統(tǒng)工具，可以實現(xiàn)以下固定資產(chǎn)管理功能：一是外部和內(nèi)部的憑證和主要報表能夠自動生成，實現(xiàn)辦公自動化；二是優(yōu)化業(yè)務流程，簡化固定資產(chǎn)的核算和管理；三是及時、靈活、全面的固定資產(chǎn)信息查詢；四是實現(xiàn)網(wǎng)上審核、簽章和無紙化辦公；五是建立相關數(shù)據(jù)之間的鏈接，建立一定的指標，賦予系統(tǒng)固定資產(chǎn)的分析功能。

目前，企業(yè)使用的福州OA系統(tǒng)主要包括五大模塊：財務會計/管理會計/資金管理(FI/CO/TR)、大型項目系統(tǒng)(PS)、物料管理(MM)、銷售分銷管理(SD)和物資供應管理(MRO)，其中財務模塊包括財務會計(FI)、管理會計(CO)、資金管理(TR)以及大型項目系統(tǒng)(PS)4個子模塊，而固定資產(chǎn)管理的模塊僅僅是財務會計子模塊下的一個三級模塊。

二、福州OA系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理功能的局限性

固定資產(chǎn)管理是價值管理和實物管理的有機結(jié)合。其中，價值管理主要是指固定資產(chǎn)的價值核算。而實物管理則主要是指歸口管理與現(xiàn)場管理?；谝陨显?，福州OA系統(tǒng)僅僅實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的核算功能，而管理功能并未得到實現(xiàn)。其局限性主要表現(xiàn)在：

(一)福州OA系統(tǒng)實現(xiàn)的業(yè)務流程功能并不完備

現(xiàn)行的福州OA系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)的業(yè)務流程包括購入或建造完成資產(chǎn)增加、資產(chǎn)置換、資產(chǎn)捐贈、資產(chǎn)報廢、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)報廢、資產(chǎn)盤虧、折舊提取等。然而，在這些業(yè)務流程中，線上僅僅實現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的增加、減少和修改等信息的錄入和核算功能。固定資產(chǎn)的歸口管理與現(xiàn)場管理職能所需的數(shù)據(jù)信息大多數(shù)仍在線下采集。由于企業(yè)固定資產(chǎn)的種類和數(shù)目繁多，線下數(shù)據(jù)的采集工作存在一定的困難，難以實現(xiàn)面面俱到和及時更新，這就使得企業(yè)固定資產(chǎn)管理部門沒有全面、可靠的信息可供分析處理。固定資產(chǎn)的管理功能無從實現(xiàn)。

(二)權(quán)限設計未實現(xiàn)終端管理，系統(tǒng)的實施并不完善

企業(yè)固定資產(chǎn)管理權(quán)與使用權(quán)分離的現(xiàn)狀表明，企業(yè)總部擁有固定資產(chǎn)的管理功能，而使用固定資產(chǎn)的是企業(yè)的基層單位。因而，對固定資產(chǎn)固定信息錄入的終端應該是基層單位的使用者，只有這樣才能使得基礎信息的錄入更加精確，更新更加及時。然而，福州OA系統(tǒng)在企業(yè)的實施僅僅是企業(yè)總部的資產(chǎn)管理部門以及計劃部門、生產(chǎn)管理部門等歸口管理部門，在基層單位的固定資產(chǎn)管理部門并沒有實現(xiàn)，這就造成了固定資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)線上管理、線下采集的現(xiàn)狀，數(shù)據(jù)的精確性、更新的及時性受到限制，給企業(yè)固定資產(chǎn)的核算和管理工作造成了困難。

(三)未實現(xiàn)無紙化辦公，網(wǎng)上審批功能尚待開發(fā)

無紙化辦公是指某些固定資產(chǎn)業(yè)務數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡傳遞和數(shù)字簽名，這些資產(chǎn)業(yè)務包括資產(chǎn)報廢、盤盈、盤虧、調(diào)撥、出租、租賃、處置、財產(chǎn)保險以及投資等需要進行審核、審批的資產(chǎn)業(yè)務。

對于企業(yè)來說，在固定資產(chǎn)的管理過程中，固定資產(chǎn)的盤盈、盤虧、報廢等許多管理業(yè)務流程均需要提出申請。由主管單位審核和批復后才能準許進行。然而在現(xiàn)有的福州OA系統(tǒng)下，實現(xiàn)的僅僅是申請被批復后的賬務處理工作，而業(yè)務流程的上報、審核、批復、簽章等功能則只能在線下實現(xiàn)，這無疑就增加了固定資產(chǎn)管理人員的工作負擔，降低了固定資產(chǎn)管理的工作效率，因而，開發(fā)固定資產(chǎn)管理的網(wǎng)上審批、簽章業(yè)務。實現(xiàn)無紙化辦公亟待解決。

(四)系統(tǒng)功能的應用受到限制

在企業(yè)的福州OA系統(tǒng)中，仍存在許多強大的功能未得到很好的應用，主要表現(xiàn)在訂單功能的應用上。內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)是單位用來記錄交易費用的臨時工具，它具有強大的統(tǒng)計和查詢功能?？梢愿鶕?jù)管理人員的需要通過一定的權(quán)限自行設定。目前的福州OA系統(tǒng)中，內(nèi)部訂單僅僅被用于生產(chǎn)費用的歸集。而沒有被用于固定資產(chǎn)的管理。在資產(chǎn)的投資管理中涉及投資訂單的概念，但是由于與現(xiàn)有固定資產(chǎn)有關的基礎數(shù)據(jù)難以精確統(tǒng)計，基礎數(shù)據(jù)的維護沒有達到足夠精確的程度，投資訂單僅僅被定義為用在新井的投資增資業(yè)務上，而且僅僅是在為以后實現(xiàn)單臺設備核算準備基礎數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，并沒有發(fā)揮其最大效能。因此，內(nèi)部訂單的功能亟待開發(fā)。

三、完善福州OA系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理功能的對策建議

為提高福州OA系統(tǒng)的使用效率，加強福州OA系統(tǒng)對固定資產(chǎn)的分析管理功能，實現(xiàn)福州OA與固定資產(chǎn)管理的有效結(jié)合，需從以下幾個方面完善福州OA系統(tǒng)的功能和應用：

(一)擴大EILP的使用權(quán)限，加速基礎數(shù)據(jù)的更新

由于資產(chǎn)的管理權(quán)和使用權(quán)相分離，以及企業(yè)的基層生產(chǎn)單位沒有足夠的權(quán)限對福州OA系統(tǒng)的資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)進行實時更新，在固定資產(chǎn)存量管理中，內(nèi)部調(diào)撥問題引發(fā)了固定資產(chǎn)賬實不符的情況。因此，需要從以下幾個方面進行完善：

1、將數(shù)據(jù)錄入權(quán)限下放到基層單位

由于企業(yè)擁有眾多的固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)的信息量太大，基層單位使用的固定資產(chǎn)信息只能每月向資產(chǎn)管理部門上報一次，信息的及時傳輸和處理受到限制。福州OA實施以后，由于福州OA系統(tǒng)對信息實行開放式、集成化管理，這就為及時、有效、準確地傳輸更新企業(yè)的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)提供了必要的平臺。因此，應當把固定資產(chǎn)信息的錄入權(quán)限下放到企業(yè)的基層單位。讓資產(chǎn)的使用者及時更新固定資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)，使得資產(chǎn)的基礎資料更加可靠、及時。福州OA權(quán)限的適當下放，可以使固定資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)得到及時更新，滿足了企業(yè)對準確、及時、有效信息的需求，有利于固定資產(chǎn)的管理。

2、做好權(quán)限下放的準備工作

福州OA系統(tǒng)之所以先進是與其開放性的特點分不開的，數(shù)據(jù)的終端在固定資產(chǎn)使用者的手中。獲得第一手、最準確的資料，對固定資產(chǎn)的核算和管理非常重要。福州OA之所以設置層層權(quán)限，原因就在于系統(tǒng)的安全維護問題一直都是福州OA軟件的一個重大問題，企業(yè)不愿將福州OA系統(tǒng)中固定資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)的錄入權(quán)限下放到基層單位，是由于擔心基層單位員工的業(yè)務素質(zhì)不高，責任心不強。使得固定資產(chǎn)的基礎數(shù)據(jù)錄入更加混亂。面對這些矛盾和問題。權(quán)限下放前的準備工作必須認真做好。

(1)提高基層單位員工的業(yè)務素質(zhì)。福州OA系統(tǒng)是一種先進的管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的操作也較之原有的信息系統(tǒng)復雜，由于在企業(yè)各基層單位的資產(chǎn)管理人員中，身兼數(shù)職的人員占很大比例，業(yè)務能力相對較差，因此。提高基層員工的業(yè)務素質(zhì)問題要受到格外重視。具體措施主要有：①加強對員工的考核力度，通過樹立模范典型。激勵員工之間的競爭意識，使員工考核結(jié)果與績效掛鉤；②舉辦業(yè)務技能培訓、業(yè)務學習交流活動；③進行企業(yè)文化的熏陶，提高員工的業(yè)務責任心。

(2)權(quán)限的劃分要合理。福州OA系統(tǒng)的權(quán)限劃分問題，是一直困擾企業(yè)的一個重要問題，權(quán)限的劃分是否合理。關系著企業(yè)福州OA實施的成敗。可采用以下劃分方法：一是基層單位只有本單位數(shù)據(jù)的錄入權(quán)限。企業(yè)總部只有數(shù)據(jù)的使用和查詢權(quán)限，而沒有修改基礎數(shù)據(jù)的權(quán)限；二是數(shù)據(jù)的錄入只有一個端口，保證數(shù)據(jù)的真實可靠；三是用戶在福州OA系統(tǒng)中的用戶名和密碼，要嚴格管理，發(fā)生錯誤時，責任追究到個人。

(二)充分挖掘福州OA系統(tǒng)中訂單的強大功能

在福州OA系統(tǒng)中，訂單具有強大的查詢和統(tǒng)計功能，可以根據(jù)用戶的需要來自行設定，內(nèi)部訂單可用于計量某個銷售活動的費用，也可用于計量某個項目的支出。目前企業(yè)的訂單僅僅用來歸集成本。訂單強大的功能沒有得到充分應用。因而在投資項目中。應開發(fā)使用投資訂單。當新增加一個項目時。如果需要實時監(jiān)控整個項目的費用，可以通過創(chuàng)建項目投資訂單。對項目進行費用監(jiān)控。當費用支出接近投資預算時，系統(tǒng)會自動發(fā)出警告信息，提示操作者；當費用支出達到投資預算時，系統(tǒng)不允許再過賬。

合理分配生產(chǎn)設備的成本費用問題是固定資產(chǎn)管理中的一個重要問題。由于各種客觀條件不同，每臺生產(chǎn)設備的產(chǎn)量與其成本費用難以配比。每臺設備所應分配的產(chǎn)量不能相同。應當根據(jù)“能者多勞”的經(jīng)濟效益的原則來分配產(chǎn)量指標。只有這樣才能使得整個企業(yè)達到既定產(chǎn)量時所產(chǎn)生的成本費用是最低的。要達到每臺生產(chǎn)設備工作量分配的最經(jīng)濟的組合，要求對每臺生產(chǎn)設備的產(chǎn)量、費用以及成本進行評級。并且要做到實時監(jiān)測指標的變動以使得這個組合在整個流程中都是最優(yōu)的。

在傳統(tǒng)的管理方式下，對每臺生產(chǎn)設備的產(chǎn)量、費用、成本等指標的統(tǒng)計及分配，需要耗費很大的財力、物力和人力，不具有可行性。然而，在福州OA系統(tǒng)中，內(nèi)部訂單具有強大的作用。企業(yè)可以利用內(nèi)部訂單的強大的統(tǒng)計和查詢功能來實現(xiàn)單臺設備的產(chǎn)量、費用以及成本的歸集、統(tǒng)計和評價，并做到實時更新和維護；然后建立訂單組對單臺設備訂單進行綜合管理。這種管理模式在福州OA系統(tǒng)下是完全可行的。

(三)完善福州OA的功能模塊，增加其他輔助功能

完善企業(yè)福州OA的功能模塊。需要增加的其他輔助功能主要包括：

1、增資、轉(zhuǎn)資的網(wǎng)上簽章

為了完善福州OA系統(tǒng)對固定資產(chǎn)的管理功能。開發(fā)基于福州OA系統(tǒng)的生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進行固定資產(chǎn)的現(xiàn)場管理，主要完成固定資產(chǎn)的網(wǎng)上審核和簽章功能，徹底實現(xiàn)無紙化辦公。

鑒于固定資產(chǎn)管理中，固定資產(chǎn)的增資、轉(zhuǎn)資沒有包括在網(wǎng)上審核的范圍之內(nèi)，在增資和轉(zhuǎn)資過程中同樣需要部門的審核和簽章，所以，需要把增資和轉(zhuǎn)資的網(wǎng)上審核和簽章也納入新系統(tǒng)的設計之中，以真正實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的全過程無紙化辦公，以節(jié)省人力、物力和項目等待的時間。

2、固定資產(chǎn)保險功能的完善

對保險功能的完善主要是完善固定資產(chǎn)保險的分析功能，分析固定資產(chǎn)保險的歷史資料有兩個方面的作用：一是分析投保情況，及時調(diào)整投保資產(chǎn)；二是分析理賠情況。積極申請有利于企業(yè)的各項政策。完善保險功能的主要內(nèi)容包括：

(1)增加對固定資產(chǎn)保險參數(shù)的分析，主要包括：

①資產(chǎn)的投保標的額：根據(jù)每項資產(chǎn)部分投保或者全部投保的具體情況確定投保的標的額?，F(xiàn)行的保險方法要求按照固定資產(chǎn)的原值比例投保，按照凈值的比例收取保費。

②資產(chǎn)的保險費率：每種財產(chǎn)的保險費率或與保險公司具體商定的金額。

③資產(chǎn)的保險費額：資產(chǎn)表與保險費率表鏈接后形成的最終投保額。即：資產(chǎn)的保險費額=資產(chǎn)的投保標的額×資產(chǎn)的保險費率。

④賠償金額：實際從保險公司得到的賠償金額。

⑤實際損失：發(fā)生事故時，企業(yè)的實際損失。

(2)增加對固定資產(chǎn)損失、理賠指標的分析，主要包括：

①賠付率指標：是指賠款所得金額與資產(chǎn)的保險費額的比值。公式表示為：

賠付率=賠償金額÷資產(chǎn)的保險費額×100％

該項指標主要用來考核某項資產(chǎn)保險的有效性。