協(xié)同OA系統(tǒng)的業(yè)務(wù)審批和行政管理介紹

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重慶泛普OA軟件的業(yè)務(wù)審批和行政管理
問(wèn)題分析
　　?。兀兀丶瘓F(tuán)日常涉及的主要業(yè)務(wù)包括大量的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經(jīng)營(yíng)管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、策略審批；項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、單體建筑設(shè)計(jì)方案制定、修訂；項(xiàng)目的預(yù)決算申請(qǐng)審批；大量日常辦公文檔的撰寫(xiě)、修改和審批以及各種工作安排和匯報(bào)等等。
　　　另外，由于集團(tuán)目前主要辦公事務(wù)包括工作安排，審批工作，工作匯報(bào)，工作計(jì)劃，工作督辦等，在本地協(xié)作上普遍采用會(huì)議傳達(dá)，當(dāng)面安排，電話安排，聽(tīng)取匯報(bào)等方式，遠(yuǎn)程辦公則通過(guò)電話及電子郵件等方式，存在以下問(wèn)題：
　　　由于集團(tuán)化組織本身的復(fù)雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門(mén)跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難，信息傳遞不及時(shí)，查詢和統(tǒng)計(jì)困難等問(wèn)題。
　　　同時(shí)，每天實(shí)時(shí)的工作安排和溝通浪費(fèi)各級(jí)管理人員大量時(shí)間，安排后事情督辦和過(guò)后查閱不方便、了解情況不夠全面。遠(yuǎn)程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進(jìn)行大量溝通的工作信息對(duì)稱(chēng)困難。
流程分析
　　　從業(yè)務(wù)流程上看，ＸＸＸ集團(tuán)日常大量業(yè)務(wù)管控流程要求具有二元化的特征，即：既要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)則，對(duì)重要的審批事件和大的流程上要有嚴(yán)格的的要求，以保證審批的合法性；同時(shí)，在實(shí)際審批流程中又要有足夠的靈活性，協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠按照日常辦公的習(xí)慣對(duì)文件進(jìn)行靈活傳遞，實(shí)現(xiàn)如：流程變化、加簽、會(huì)簽、回退、撤銷(xiāo)、回收、終止、督辦、修改權(quán)限等一系列完善的流程處理策略，以滿足集團(tuán)對(duì)業(yè)務(wù)管控的需求。
集團(tuán)公文流轉(zhuǎn)管理
問(wèn)題分析
無(wú)法管理和控制文件的簽收、催辦、以及文件承辦的進(jìn)程
文件沒(méi)有分級(jí)管理，無(wú)法根據(jù)文件內(nèi)容分輕重緩急及時(shí)送閱。
有可能造成對(duì)象之間橫向傳閱時(shí)的文件遺失。
如遇領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén)閱文時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，很難做到及時(shí)提醒。
流程分析
　　　由于沒(méi)有與ＸＸＸ集團(tuán)公文管理相適應(yīng)的管理系統(tǒng)，事業(yè)部也沒(méi)有明確的收發(fā)文管理制度，缺乏相應(yīng)的管理手段，從而影響了公文流轉(zhuǎn)的實(shí)時(shí)性和文件本身的管理。需要按照集團(tuán)公文管理的實(shí)際情況，OA辦公自動(dòng)化將集團(tuán)公文的收發(fā)文流程固化在協(xié)同辦公系統(tǒng)上，實(shí)現(xiàn)高效的電子化公文流轉(zhuǎn)。
一體化的知識(shí)文檔管理
問(wèn)題分析
各個(gè)分公司、部門(mén)都有自己的檔案體系。未實(shí)現(xiàn)集中、共享的知識(shí)管理體系
紙質(zhì)文檔應(yīng)用比例較高，不利于保存而且所有的查詢操作停留在手工。
員工可能因離職帶走相關(guān)的文件和資料，造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域的損失。
企業(yè)相關(guān)文件，幾年下來(lái)上市需要時(shí)發(fā)現(xiàn)不見(jiàn)了，組織失憶。
之前做過(guò)的活動(dòng)不能有效的沉淀，供下次類(lèi)似活動(dòng)做參考
流程分析：
　　　由于集團(tuán)缺乏相應(yīng)的知識(shí)管理工具和流程，缺乏一套完整的知識(shí)采集特別是過(guò)程型經(jīng)驗(yàn)知識(shí)的沉淀和提煉工具，迫切需要建立起集團(tuán)統(tǒng)一文檔管理系統(tǒng)，重慶OA實(shí)現(xiàn)一體化的文檔共享，充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理中心，為員工知識(shí)的獲取、儲(chǔ)存、學(xué)習(xí)、共享、創(chuàng)新提供的全過(guò)程管理，泛普OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)知識(shí)采集、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)整理、知識(shí)傳播的一體化，有效為組織內(nèi)個(gè)人、部門(mén)、團(tuán)隊(duì)、單位提供知識(shí)信息服務(wù)?？焖偬嵘M織內(nèi)外人員的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)。