項目管理只是行政工作嗎

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  我確信項目管理工作不只是一項行政工作，但是，項目經(jīng)理的角色中行政管理的角色占多大的比重呢？
    問：項目經(jīng)理的角色中行政管理的角色占多大的比重呢？

    我正在考慮將注意力轉(zhuǎn)移到項目管理上來。我關(guān)心的是，似乎大多數(shù)我認(rèn)識的項目經(jīng)理都把大量的時間花費在了行政文書工作的處理上。我確信項目管理工作不只是一項行政工作，但是，項目經(jīng)理的角色中行政管理的角色占多大的比重呢？

    答：一般來說，行政管理工作的界定應(yīng)該是更多的從工作與項目關(guān)系的角度，而不是從工作類型的角度。

    我知道有很多項目經(jīng)理會對你的意見表示贊同，行政管理工作似乎占據(jù)了他們大多數(shù)的時間。然而，坦誠的說，所謂的行政管理工作是從旁觀者的角度來看，換句話說至少是這樣。一個人眼中枯燥無味的行政管理工作對于另一個人來說可能是項目控制的一個至關(guān)重要的組成部分。

    對行政管理工作的界定可謂仁者見仁，智者見智。一些項目經(jīng)理認(rèn)為，只要工作中出現(xiàn)了文件，就是一項行政管理工作。還有一些人可能認(rèn)為要求書寫（或打字）的工作是行政管理工作。但是，一般來說，行政管理工作的界定應(yīng)該是更多的從工作與項目的關(guān)系的角度，而不是從工作的類型的角度。

    例如，如果你所在的部門要求你遞交某種類型的報告，報告的內(nèi)容不是以項目為核心，你可能會說這是一項行政管理工作。你可能還會參加其它與項目無關(guān)的活動，比如說對新員工的面試、填寫調(diào)查表以及回答管理層關(guān)于信息的詢問等，這些工作同樣也會被看成行政管理工作。但是，盡管有一些工作從表面上看是行政管理工作，實際上卻不是。

    項目管理快速說明

    一般來說，項目經(jīng)理對項目的全面成功負有責(zé)任。他（她）要領(lǐng)導(dǎo)整個項目小組對項目進行說明和計劃，然后對整個項目進行監(jiān)控和控制，直到項目成功完成。這要包括管理范圍、事項以及質(zhì)量等。請注意，一般的行政管理工作并不是這個簡單說明中的一部分。

    此外，項目小組有可能向項目經(jīng)理進行報告，也有可能不向項目經(jīng)理進行報告。項目小組的成員可能會向其它的管理人員報告一些事情，例如工作表現(xiàn)回顧，而會向項目經(jīng)理匯報他們的工作量。而在一些公司中，小組成員要直接向項目經(jīng)理進行報告。

    然而，不管是哪種情況，項目經(jīng)理都必須同時擔(dān)負起人員管理的職責(zé)。這包括一些軟的技巧，例如傾聽、提供反饋、感情投入以及提供領(lǐng)導(dǎo)力等。

    這是工作的全部

    正如我前面曾經(jīng)提到過的，有很多項目管理工作看上去是行政管理工作，但是它們對于整個項目來說是至關(guān)重要的，因此把它們稱為項目經(jīng)理的工作是再正確不過的了。下面就是一些例子：

    處理狀況報告：很多項目經(jīng)理認(rèn)為狀況報告屬于行政管理工作的范疇。我認(rèn)為項目報告直接屬于項目經(jīng)理的權(quán)限范圍之內(nèi)。當(dāng)我擔(dān)任項目經(jīng)理的這個角色的時候，我會計劃出向股東提交狀況報告的最佳方式，作為整個溝通和交流計劃的一部分。對于我來說，這不是一項行政管理工作，而是我項目管理職責(zé)的一個基本組成部分。

    更新工作計劃：我曾經(jīng)開導(dǎo)過討厭更新工作計劃，認(rèn)為工作計劃是一項行政負擔(dān)的項目經(jīng)理。對于我來說，更新工作計劃是項目經(jīng)理的一項核心職責(zé)。

    完成項目說明：很多項目經(jīng)理只想立刻進入工作狀態(tài)，對于他們來說，計劃是事后才會想起的事情，并不是項目的一個組成部分。對于我來說，如果項目經(jīng)理把項目說明過程看作是一項行政管理工作，這就暗示著他在項目管理方面的不成熟。計劃需要進行到什么樣的程度是一個合理的問題，但是永遠不要問是否應(yīng)該進行計劃。

    更新項目日志和表格：很多項目需要填寫表格，反映范圍變化，或者項目經(jīng)理通過日志對各種事項進行追蹤。

    管理工作表現(xiàn)回顧：如果項目小組的人員向你進行報告，那么你肯定要做一些相關(guān)的書面工作。這同你的人員管理

工作直接相關(guān)。

    最后的話

    在項目管理方面，很多工作看上去是行政管理工作，其實和項目管理或人員管理直接相關(guān)。項目經(jīng)理如果精通這方面的工作，只占用自己一小部分的時間。然而，如果你不喜歡這類工作，項目管理可能并不適合你。
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