工程類檔案管理軟件

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　　建設工程文件指的是在工程建設工程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所有與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷。煙草行業(yè)檔案管理要求“一項一卷”，即以事件、問題為一條主線來管理材料，同一項內容可以單獨成卷，也可以形成多個卷宗。

　　一、工程類檔案管理存在的問題

　　1、相關市場管理缺乏規(guī)范性，要充分、充分、全面地發(fā)揮檔案管理的作用和特色，必須通過制度來規(guī)范和維護，營造良性的競爭和流通市場環(huán)境。一是檔案管理業(yè)務的承接模式不明確。特定的地域特征和行業(yè)性質導致個別保障方式和保護主義的存在，延緩了管理的可持續(xù)發(fā)展。特別是在我國建筑行業(yè)檔案管理的實際工作中，會導致管理體制上出現連體管理的情況。

　　2、檔案管理人員缺乏敬業(yè)精神，建筑一直是一個專業(yè)要求很高的行業(yè)。涵蓋了建筑、暖通、消防、給排水等諸多內容，需要專業(yè)的管理人員來操作。工程檔案管理作為重要的一環(huán)，貫穿于建筑施工的全過程，其重要性和專業(yè)性不言而喻。經過短期的檔案管理培訓后，他們將轉變?yōu)閷Ｂ殭n案管理人員。這將導致一系列的蝴蝶效應，使他們對當前工作的管理規(guī)定和規(guī)范性要求的概念產生混淆。如何使檔案管理人員發(fā)揮最大的作用尚不清楚。

　　3、缺乏管理者關注的完整性，即決策過程、施工圖設計過程、建設項目投資過程、現場施工過程和竣工過程。從而進行有效的監(jiān)督。建筑工程中的抑塵和環(huán)保成為除了施工質量之外公眾非常關心的問題。為了保證上述關鍵因素的實現，檔案管理需要從整體上把握建設項目。由于建設項目的管理者通常更重視施工階段的管理，這進一步擾亂了檔案管理的完整性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，從而形成了厚此薄彼的局面。

　　二、工程類檔案管理的對策

　　1、完善檔案工作體系

　　根據國家工程檔案管理規(guī)范，以建設單位的實際情況為出發(fā)點，設計出符合要求、符合實際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有依據可參考、有規(guī)范可遵守。建立健全檔案的歸檔、會簽、借閱和流通制度，盡可能避免重要手續(xù)和工程檔案的丟失對整個建設工作的影響，用有效的制度保證檔案管理的順利、有序、正常運行，提高工程檔案的管理質量。

　　2、培訓檔案管理人員

　　工程檔案管理對從業(yè)人員的要求不僅體現在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強烈的責任感、積極的工作態(tài)度和對工程檔案管理重要性的高度認識。施工企業(yè)應對檔案管理工作人員進行專業(yè)化、系統(tǒng)化、系統(tǒng)化的培訓，將RFID技術、大數據、智能終端應用于檔案管理，使相關人員利用現代化手段和設備提高工程檔案管理的信息處理能力，從而有效提升檔案管理水平。

　　3、明確項目檔案收集的范圍

　　界定建設項目的歸檔范圍，收集相關內容。根據檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點，嚴格控制，實現廣義上的嚴肅性和可比性。檔案管理人員要與工藝裝備技術人員和基建項目實施人員進行溝通，共同比較。根據當前項目推進過程中出現的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問題，及時調整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項目檔案的及時性、完整性和有效性，對項目檔案的整理結果負責。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件帶來的好處

　　1、實現檔案目錄信息的管理

　　以現在流行的通用檔案管理軟件為例。當用戶輸入文件數據時，可以通過計算自動生成文件目錄信息。文件管理員需要什么格式的文件目錄，只需移動鼠標就可以生成并打印出來，非常方便，不再需要人工處理。編目是檔案軟件的一個基本功能，其他檔案軟件在檔案編目的處理上有自己的特點，給檔案管理人員帶來了很多方便。

　　2、檔案的全文存儲和檢索

　　在檔案管理軟件中存儲檔案全文，不僅可以實現檔案目錄檢索，還可以實現檔案全文檢索，為檔案的利用提供了有力的基礎。在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案在互聯網上的遠程傳輸。我接觸過的通用檔案管理軟件的功能非常好。一個是鏈接管理，指明文件在計算機硬盤中的位置。另一種是面向對象管理，即將電子文檔保存在數據庫中，用戶可以根據需要選擇保存方式。

　　3、多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理

　　多樣化的檔案信息需要集中統(tǒng)一管理。利用檔案管理軟件，不僅可以管理目錄和全文信息，還可以實現文字、圖形、靜止圖像、動態(tài)圖像、聲音等多種形式的檔案信息的集中統(tǒng)一管理。以上面提到的通用存檔軟件為例。用戶可以使用該軟件定制聲像檔案、照片檔案等不同類型檔案的歸檔模板，或者按部門定義辦公檔案、財務檔案，按照一定的規(guī)則管理文字、圖形、圖像等文件。非常方便。

　　4、檔案業(yè)務的計算機輔助管理

　　可以實現檔案業(yè)務的計算機輔助管理。檔案工作是指檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作內容。檔案管理軟件可以用來管理檔案的收集、整理、著錄和標引，檔案銷毀前的價值鑒定等。還可以用來收集和掌握檔案業(yè)務的管理信息和動態(tài)變化，并進行具體分析，對提高檔案管理的效率和增強預測能力將起到非常重要的作用。

　　工程項目檔案管理在建筑工程中發(fā)揮著不可替代的作用，通過分析現階段工程檔案存在的問題和針對性解決措施，幫助企業(yè)認識到工程檔案管理工作重要性的同時，不斷完善自身檔案管理體系建設，從而促進整體工程建設水平的有效提升。